text
Учет. Налоги. Право

Приказ о расчетах с подотчетными сотрудниками

  • 24 июня 2015
  • 4697

С 1 января 2012 года в обязанности руководителя компании не входит составление приказа с перечнем подотчетных сотрудников. Ведь теперь подотчетным лицом автоматически становится любой работник, заявление которого на выдачу подотчетных заверил руководитель (п. 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.11 № 373-П). А сроки он проставляет непосредственно на самом заявлении.

Между тем, как будет складываться практика проверок по новым правилам, пока не ясно. По этой причине пренебрегать приказом о расчетах с подотчетниками не стоит. Тем более что в нем можно закрепить сразу несколько правил, которые упростят работу компании.

Как документ влияет на налоги

С 2012 года кассовую дисциплину в компаниях проверяют не банкиры, а налоговики. Для них приказ станет дополнительным доказательством того, что компания соблюдает правила ведения кассовых операций. А это исключит штраф по статье 15.1 КоАП РФ (от 40 до 50 тыс. рублей).

В каком виде составляется

Унифицированной формы приказа о расчетах с подотчетными сотрудниками нет, поэтому его можно составить в произвольном виде.

Что обязательно должно быть в документе

В приказе имеет смысл сделать оговорку, что основанием для выдачи подотчетных является заявление сотрудника с собственноручной разрешительной надписью директора, из которой видно, какую сумму вправе получить подотчетник и на какой срок. На проверке это условие в приказе компанию ничем не защищает, ведь оно закреплено и в новых правилах ведения кассовых операций (п. 4.4 Положения № 373-П). Но большинство работников этих правил не читали. Ознакомив их с приказом, работодатель избежит лишних объяснений с сотрудниками. А оговорка об особенностях заявления руководителя оградит от претензий в том, что в нем нет разреши-тельной надписи.

Кроме этого в приказе имеет смысл установить максимальный срок, на который могут быть выданы подотчетные. По новым правилам руководитель вправе ставить на заявлении любой срок выдачи подотчетных. Вместе с тем свои полномочия по подписанию заявлений директор может передать другому работнику, например своему заму. Чтобы регламентировать его действия, в договоре можно предусмотреть максимальный срок, на который зам может разрешить выдать аванс. Это условие также обоснует, почему в заявлениях большой разброс по срокам. Например, один работник получает деньги на два дня, а другой на полтора месяца.

Так как эти периоды входят в лимит, вопросы у проверяющих вряд ли возникнут.
Положение № 373-П требует, чтобы руководитель установил сроки проверки и утверждения авансового отчета, а также расчетов по нему. Эти сроки также проще всего закрепить в приказе о расчетах с подотчетниками. Ограничений нет – сроки могут быть какими угодно большими. Это защитит компанию на случай, если работник, которому долго не возвращали перерасход, потребует компенсации за несвоевременный возврат.
Наконец, можно определить работника, который ознакомит всех сотрудников с порядком выдачи подотчетных, а также проследит, чтобы он исполнялся. Это необязательное условие, но так будет проще проконтролировать порядок получения авансов сотрудниками.

А вот приводить конкретный перечень подотчетников не стоит. Тогда при приеме новых работников или расширении штата не понадобится вносить в документ изменения. Достаточно сказать, что подотчетником становится любой, кому выдан аванс.

Добавим, что приказ лучше не делать частью учетной политики, а утвердить в виде отдельного документа. Тогда его можно будет изменить в любое время (к примеру, в части сроков утверждения авансовых отчетов), в то время как изменения в учетную политику можно вносить только в строго ограниченных случаях (п. 4 ст. 6 Федерального закона от 21.11.96 № 129‑ФЗ).

Раньше налоговики нередко требовали, чтобы в приказе был установлен и предельный размер выдаваемых под отчет денежных средств, однако это не обязательно. Ведь законодательством не установлен ни минимальный, ни максимальный размер сумм, которые можно выдать под отчет, а значит, компания утверждает их в каждом конкретном случае самостоятельно. Если же установить в приказе предельный размер подотчетных средств, а компании потребуется выдать сотруднику большую сумму, всякий раз придется вносить изменения в приказ.

 

Общество с ограниченной  ответственностью
«Компания»

 

ПРИКАЗ № 12

г. Москва                                                                                                                 10 января 2012  г.

 

об утверждении порядка расчетов с подотчетными лицами

 

В целях контроля за движением денежных средств, выдаваемых под отчет, и в соответствии с пунктом 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.11 № 373-П,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить следующий порядок расчетов с подотчетными лицами.

1. Подотчетными лицами признаются все сотрудники, которым кассир выдал деньги под отчет.

2. Кассир выдает работнику деньги под отчет по письменному заявлению работника, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

3. При выдаче подотчетных руководителю в заявлении отражаются сумма наличных и срок, на который они выдаются, собственноручную надпись на заявлении руководитель не делает.

4. Максимальный срок, на который кассир выдает деньги работнику под отчет, составляет 45 календарных дней. Конкретный срок в пределах этого периода директор утверждает в надписи на заявлении работника.

5. Работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет в течение трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные денежные средства, или со дня выхода на работу. Бухгалтерия проверяет авансовый отчет в течение пяти рабочих дней после его представления работником. Руководитель утверждает авансовый отчет в течение пяти рабочих дней после его проверки бухгалтерией. Кассир производит расчет с работником по авансовому отчету в течение пяти рабочих дней после его утверждения.

6. При нарушении срока представления авансового отчета, установленного в пункте 5 настоящего приказа, а также в случае, когда подотчетное лицо не может погасить задолженность по подотчетной сумме в части, не подтвержденной первичными документами, допускается удержание данных сумм из заработной платы работника с учетом ограничения предельных размеров удержаний, установленных трудовым законодательством.

Контроль по исполнению данного приказа, а также ответственность за ознакомление с приказом работников компании возложить на главного бухгалтера Петрову А.П.

 

Генеральный директор ООО «Компания»                                                                      Иванов И.И.

 

С приказом ознакомлена:

 

Главный бухгалтер
10.01.2012                                                                                                                Петрова А.П.

 

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно, и не займёт много времени, а вы будете в курсе полезной информации, которая нужна Вам для работы.

Рекомендации по теме

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Вам открыт свободный доступ на 3 дня! Активируйте его :
Активировать

Здравствуйте! Давайте знакомиться.

Газета «Учет. Налоги. Право» - пишу для Вас полезные статьи.
Как Вас зовут?
Зарегистрируйтесь на сайте и давайте дружить. Это займет ровно 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
... и продолжить чтение
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!

Внимание!
Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Мы заботимся о качестве материалов на сайте и чтобы защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи и сервисы в закрытом доступе.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
.... чтобы ознакомиться со сведениями
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.