Большинство компаний, возмещая сотрудникам расходы на переговоры по сотовым телефонам в служебных целях, устанавливают лимиты на месяц по таким затратам. Но у работника может возникнуть потребность совершить дополнительные звонки, в результате чего у него образуется перерасход.
Компания вправе компенсировать сотрудникам перерасход по телефонным переговорам, но при условии их обоснованности и документального подтверждения. Для этого от работника потребуется письменное заявление с приложением документов, подтверждающих расходы. Руководитель компании на основании этого документа издает приказ о возмещении понесенных работником расходов на телефон в повышенном размере.
Как документ влияет на налоги
Приказ необходим для документального подтверждения расходов, при его отсутствии налоговики могут предъявить претензии к выплаченной сотруднику сверхлимитной компенсации и посчитать, что включать ее в расходы при исчислении налога на прибыль нет оснований (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Кроме того, приказ докажет производственную направленность таких выплат и подтвердит, что компенсация не относится к доходу сотрудника, а следовательно, с нее не нужно рассчитывать и удерживать НДФЛ.
С компенсации, выданной на основании приказа, не нужно платить страховые взносы и взносы на травматизм. Это возмещение затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей. И такие суммы от взносов освобождены (ст. 164 ТК РФ, подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).
В каком виде составляется
Типовой унифицированной формы для приказа о возмещении расходов на телефонные переговоры не установлено, поэтому его можно составить в произвольной форме, к примеру, на бланке компании.
Что обязательно должно быть в документе
В приказе необходимо сослаться на заявление сотрудника, в котором он описывает цели и обстоятельства, при которых были осуществлены звонки. А также на внутренний нормативный акт компании, предусматривающий возможность компенсации в случаях перерасхода средств по телефонным звонкам.
Кроме того, нужно указать саму сумму компенсации и дать указание бухгалтерии выплатить ее к определенному сроку.
Общество с ограниченной ответственностью
«Компания»
ПРИКАЗ № 18
г. Москва 16 апреля 2012 г.
о возмещении служебных расходов на мобильную связь
В период нахождения в командировке Петровой А.П. был превышен лимит расходов на мобильную связь, установленный в приложении 2 к договору об оказании услуг мобильной связи от 10.01.2012 № 51, на сумму 1000 руб., что подтверждается квитанциями об оплате.
Учитывая, что превышение расходов было вызвано служебной необходимостью и руководствуясь пунктом 4 Положения о порядке использования мобильной связи, утвержденного приказом от 09.01.2012 № 2,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Возместить Петровой А.П. произведенные сверх лимита расходы на оплату сотовой связи в размере 1000 руб.
2. Бухгалтерии в срок до 20 апреля 2012 г. выплатить Петровой А.П. компенсацию в указанном размере.
Основание: заявление Петровой А.П. от 16.04.2012.
Генеральный директор ООО «Компания» Иванов И.И.
С приказом ознакомлена Петрова А.П.
16.04.2012
