ЕФС-1 при приеме на работу в 2023 году надо заполнять не целиком, а лишь отдельные разделы. Расскажем, как заполнить и когда сдать отчет ЕФС-1, если вы приняли работника в 2023 году.
Кто должен сдать ЕФС-1 при приеме на работу сотрудников
Новый отчет ЕФС-1 при приеме работников в 2023 году должны подавать в Социальный фонд все организации и индивидуальные предприниматели без исключений. Отчет подавайте при приеме всех сотрудников по трудовым договорам:
- основных работников;
- внутренних и внешних совместителей;
- удаленщиков
Также читайте: Как оформить ЕФС-1 при приеме на работу в 2024 году
ЕФС-1 при приеме на работу в 2023 году: когда подавать
Сведения о трудовой деятельности отчета ЕФС-1 сдавайте в новый Социальный фонд не позднее следующего рабочего дня после того, издали приказ о приеме (п. 6 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Если вы отказались от приказов о приеме, подайте отчет ЕФС-1 не позднее следующего дня, как заключили трудовой договор с работником.
Все подробности о сроках, в которые Социальный фонд ждет отчет ЕФС-1, представлены в памятке Школы главбуха на упрощенке. Активируйте льготный доступ к курсу и переходите к уроку «Новый отчет ЕФС-1: на кого сдавать и как заполнять», чтобы воспользоваться вспомогательными материалами.
Также читайте: Что такое ЕФС-1 и кто должен сдавать
Пример. Когда сдавать отчет ЕФС-1 при приеме на работу в 2023 году
Компания заключила трудовой договор с работником 15 июня 2023 года и в тот же день оформила приказ о приеме. Подайте на работника отчет ЕФС-1 в Социальный фонд не позднее 16 июня 2023 года.
Образец заполнения ЕФС-1 при приеме на работу в 2023 году
Какие разделы заполнять в ЕФС-1 при приеме работника в 2023 году
ЕФС-1 заполняйте по утвержденной форме (постановление Правления Пенсионного фонда от 31.10.2022 № 245п). При приеме работника в 2023 году заполните в ЕФС-1:
- титульный лист;
- подраздел 1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)»;
- подраздел 1.1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности.
Остальные разделы при приеме работника заполнять не нужно. Если приняли сразу несколько работников, заполните подраздел 1.1 на каждого.
Подробно о том, как заполнить ЕФС-1 при приеме на работу в 2023 году, смотрите в видеоинструкции от экспертов Системы Главбух.
Как заполнить титульный лист в ЕФС-1
На титульном листе отчета ЕФФ-1 укажите данные организации: регистрационный номер, наименовании, ИНН, КПП, коды статистики, ОГРН. Данные возьмите из свидетельства о постановке на налоговый учет, а также из письма Росстата с кодами. Поля с кодами статистики «ОКФС», «ОКОГУ» и «ОКПО» обязаны заполнять только государственные и муниципальные учреждения при предоставлении сведений в подразделе 1.3 формы ЕФС-1. Остальные организации могут эти поля не заполнять
Как заполнить подраздел 1 раздела 1 в ЕФС-1
В подразделе 1 запишите данные о работнике, которого приняли. Укажите СНИЛС, ИНН, ФИО, дату рождения. Поставьте также код категории застрахованного лица. Нужный код выберите из таблицы ниже.
Коды категорий для подраздела 1 раздела 1 отчета ЕФС-1: таблица
Код |
Категория застрахованного лица |
ГРФ |
граждане РФ |
ПЖИГ |
иностранные граждане или лица без гражданства, постоянно проживающие на территории России |
ВЖИГ |
иностранные граждане или лица без гражданства, временно проживающие на территории России, а также временно пребывающие на территории России иностранные граждане или лица без гражданства, которым предоставлено временное убежище |
ВПИГ |
иностранные граждане или лица без гражданства временно пребывающие на территории России, за исключением высококвалифицированных специалистов |
ВКС |
иностранные граждане или лица без гражданства из числа высококвалифицированных специалистов, временно пребывающие на территории России |
Поставьте также код страны в поле «Гражданство» в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира. Для граждан России поставьте код 643.
Как заполнить подраздел 1.1 раздела 1 при приеме работника в 2023 году
В графе 1 укажите номер по порядку, в графе 2 поставьте дату приема. В графе 3 запишите кадровое мероприятие – «ПРИЕМ». В графе 4 укажите коды РКС или МКС, только если работник трудится на Крайнем Севере или в приравненных местностях. Для остальных работников графу 4 не заполняйте.
В графе 5 будет наименование новой должности и структурного подразделения, если оно указано в трудовом договоре. В графе 6 запишите код выполняемой функции по ОКЗ. Код состоит из четырех знаков, точки и контрольного числа. Графу 7 не заполняйте. В графах 8-10 поставьте данные приказа или иного документа о приеме работника. Графу 11 не заполняйте.