В статье вы найдете перечень обязательных реквизитов первичных документов. Отсутствие хотя бы одного из них может стать основанием, чтобы снять расходы или лишить компанию вычетов по НДС.
Обязательные реквизиты первичного документа: что относится
Первичный документ должен содержать обязательные реквизиты. Это касается как обязательных унифицированных бланков, так и самостоятельно разработанных форм.
Как реквизиты обязательно должны быть в первичном бухгалтерском документе, сказано в части 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Для некоторых форм предусмотрены дополнительные обязательные реквизиты. Например, к таким формам относится путевой лист, транспортная накладная.
Обязательных реквизитов первичных документов всего шесть. К ним относятся:
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- должности и подписи ответственных лиц с расшифровкой подписи
Иногда документы есть, но подтвердить ими расходы и вычеты не получается. «Учет. Налоги. Право» выяснила о частых дефектах, с которыми бумаги поступают в бухгалтерию, и подсказала, какие документы лучше поменять.
Какую первичку заменить
Обязательные реквизиты первичных документов: как заполнить
|
№ п/п |
Наименование реквизита |
Что писать |
|
1 |
Наименование документа |
Это название документа, которое определяется его назначением и содержанием. Обычные названия включают товарную накладную, акт выполненных работ, акт оказания услуг и т.д. Названия документов не регламентируются, поэтому организация может называть их по своему усмотрению. Однако, название должно отражать содержание документа и понятно указывать, что данный документ подтверждает. Желательно использовать общепринятые названия, а также возможно использование двойных названий. Например, счет-накладная означает, что документ содержит информацию о двух документах: счете и накладной |
|
2 |
Дата составления документа |
Это дата, когда документ был подписан ответственным лицом. Обычно это дата, когда была проведена хозяйственная операция, которую данный документ подтверждает. В некоторых случаях дата операции может отличаться от даты подписания документа |
|
3 |
Наименование экономического субъекта, составившего документ |
В этом поле указывается наименование организации в соответствии с уставом или Ф.И.О. предпринимателя. Наименование должно позволять идентифицировать организацию или ИП. Дополнительно можно указать ИНН, адрес, ОГРН/ОГРНИП, телефон |
|
4 |
Содержание факта хозяйственной жизни |
Это наименование проданных товаров, выполненных работ, оказанных услуг, имущественных прав. Наименование должно быть понятным и четко указывать, какие товары, работы, услуги или имущественные права были реализованы. Можно сделать ссылки на другие документы, такие как договоры, спецификации, сметы, ведомости и т.д. Первичный документ может включать несколько связанных фактов хозяйственной жизни |
|
5 |
Величина натурального и/или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения |
Здесь указывается, в каких единицах измеряется количество проданных товаров, например, килограммы, метры, штуки, а также цена за единицу и общая стоимость. Суммарные показатели указываются в рублях. Если требуются показатели в другой валюте, они указываются дополнительно к рублевым |
|
6 |
Должности и подписи ответственных лиц с расшифровкой подписи |
В этом поле указываются должности лиц, осуществивших сделку или операцию, и ответственных за ее оформление. Должности должны соответствовать штатному расписанию. Бумажный документ должен быть заверен собственноручной подписью, а электронный документ электронной подписью. Использование факсимиле недопустимо. Все лица, подписывающие документ, должны иметь право на такую подпись, которое предоставляется руководителем приказом |