Новые сроки хранения бухгалтерских документов 2024 году мы привели в удобной таблице с разбивкой по видам бумаг. В статье также смотрите, какие изменения внес Росархив в правила хранения документов, как рассчитать срок и как штрафуют за нарушения.
Новые сроки хранения в 2024 году
Новые сроки хранения бухгалтерских документов в 2024 году: изменения
Росархив утвердил новые правила организации хранения документов (приказ от 31.07.2023 № 77). Документ действует с 17 сентября 2023 года. В целом правила комплектования бумажных дел и требования к их хранению не изменились. Сроки хранения документов, которые установлены приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, изменения не затронули. Но есть новые положения, которые важно учесть в работе.
Новые правила хранения документов
Как организовать хранение бухгалтерских документов в 2024 году
Коммерческие компании теперь вправе не создавать архив. Но этот порядок нужно применять только для оформления дел при хранении документов и также при утилизации бумаг с истекшим сроком хранения.
Компания может организовать архив сама или передать это другой коммерческой организации, для которой такая деятельность является уставной. Требования к температурному режиму и обустройству помещения в целом не изменились. Но есть дополнительные условия — при освещении помещения архива теперь можно применять лампы накаливания в закрытых плафона и люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра, а также светодиодные светильники.
Самая простейшая ошибка в первичке может привести к многомиллионным доначислениям. Редакция газеты «Учет. Налоги. Право» подготовила обзор типичных ошибок, которые допускают бухгалтеры, когда «экспериментируют» с первичкой. Наши рекомендации помогут убедиться, что у вас нет таких ошибок и вы сами не получаете такие документы от контрагентов.
Опасные ошибки в первичке
Как хранить электронные бухгалтерские документы в 2024 году
По новым правилам в электронном виде архивные документы можно хранить на физически обособленных носителях или в системе хранения электронных документов ― СХЭД. Причем компании могут использовать одновременно оба способа.
Отметим, что СХЭД разработана для государственных организаций, но аналогичные системы могут применять и коммерческие организации. При этом для хранения документов в СХЭД компании могут пользоваться услугами специализированных организаций.
Как рассчитать срок хранения бухгалтерских документов в 2024 году
Отметим, что есть общие и специальные правила для расчета сроков хранения документов. По общим правилам, началом срока хранения документов считают 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством (п. 4.1 Инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237). Речь идет о годе, когда документы последний раз использовали для учета или в ином делопроизводстве (письма Минфина от 19.07.2017 № 03-07-11/45829 и от 30.03.2012 № 03-11-11/104). Срок, исчисляемый годами, истекает в соответствующие месяц и число последнего года срока (п. 1 ст. 192 ГК).
Документы, необходимые для списания безнадежной дебиторской задолженности, хранят пять лет после того периода, в котором долг контрагента признали безнадежным. Срок хранения продлевают, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново.
Срок «постоянно» означает, что документы нужно хранить постоянно, но не менее 10 лет (п. 4.4 Инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237). Если организация ликвидирована раньше окончания 10-летнего срока, передайте документы на хранение в сторонний архив.
При сроке «До минования надобности» организация сама определяет срок хранения документов, но он не может быть меньше одного года (п. 4.6 Инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).
Срок хранения «До замены новыми» означает, что документы хранят до их отмены и замены новыми (п. 4.7 Инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).
Отметка «ЭПК», которую проставляют к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что документы могут отобрать на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности (п. 4.9 Инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).
Как штрафуют за нарушение сроков хранения бухгалтерских документов в 2024 году
Когда отсутствуют первичные документы, счета-фактуры, регистры бухгалтерского или налогового учета, это признают грубым нарушением правил учета (ст. 120 НК). За нарушение организацию вправе оштрафовать на 10 000–30 000 руб., если она не занизила налоговую базу. Должностное лицо оштрафуют на 5000–20 000 руб. (ст. 15.11 КоАП).
За непредставление по требованию налоговой утерянных или досрочно уничтоженных документов размер штрафа зависит от вида проверки. Если проигнорировать запрос вне рамок проверок, штраф 5000 руб. За повторное нарушение в течение календарного года оштрафуют на 20 000 руб. (ст. 129.1 НК). За отказ представить документы при камеральной или выездной проверке штраф 200 руб. за каждый непредставленный документ (ст. 126 НК). Должностное лицо, например, руководителя, могут также привлечь к административной ответственности по статье 15.6 КоАП.
За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов также вправе оштрафовать по статье 13.20 КоАП. Организации могут вынести предупреждение либо аыписать штраф в размере от 5000 до 10 000 руб. Должностному лицу грозит штраф от 3000 до 5000 руб., а гражданину – от 1000 до 3000 руб.
Если организация уничтожит документы, которые она должна хранить по законодательству об АО, ООО, страховых обществах или кооперативах, то штрафы для нее как юридического лица будут выше (ст. 13.25 КоАП).
Размер штрафов за уничтожение документов АО, ООО, обществ и кооперативов
|
Кому грозит штраф |
Размер штрафа за уничтожение документов, хранить которые требует законодательство об организациях |
|||
|
АО |
ООО |
страховые общества |
кредитные или сельхозкооперативы |
|
|
Организация |
200 000–300 000 руб. |
200 000–300 000 руб. |
100 000–200 000 руб. |
30 000–50 000 руб. |
|
Должностное лицо |
2500–5000 руб. |
2500–5000 руб. |
20 000–30 000 руб. |
5000–10 000 руб. |
Новые сроки хранения бухгалтерских документов в 2024 году: таблица
|
Вид документа |
Срок хранения |
Основание |
|
Банк и касса |
||
|
Документы на открытие, закрытие, переоформление расчетных счетов |
5 лет |
Стр. 257 и 258 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|
Договоры банковского счета |
5 лет после окончания срока действия договора |
Стр. 259 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|
Кредитные и заемные договоры Документы, подтверждающие предоставление средств |
5 лет после полного исполнения обязательств и при условии проверки экспертно-проверочной комиссией 10 лет – с условием о залоге имущества |
Стр. 261 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|
Кассовый чек Бланк строгой отчетности |
5 лет после отчетного года должны хранить покупатели – организации и ИП 5 лет, если документ необходим для расчета и уплаты налогов Продавцы хранить чеки (БСО) не должны |
Ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК |
|
Книга кассира-операциониста Документы, подтверждающие расчеты с покупателями |
5 лет (в том числе как документ, необходимый для расчета и уплаты налогов) |
Ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК |
|
Бухучет |
||
|
Бухгалтерская отчетность: |
Постоянно, но не менее 10 лет |
Стр. 268 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ
|
|
– промежуточная |
5 лет минимум (в том числе как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов) Если нет годовых – постоянно, но не менее 10 лет |
|
|
Аудиторские заключения |
5 лет после отчетного года По годовой бухотчетности – постоянно, но не менее 10 лет |
Стр. 286 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ |
|
Документы учетной политики |
5 лет после замены новыми (в том числе как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов) |
Стр. 267 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК |
|
Первичные документы и приложения к ним: кассовые документы и книги; банковские документы; платежные поручения; корешки банковских чековых книжек авансовые отчеты; извещения банков; акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов; квитанции; накладные; переписка и др. |
5 лет при условии проведения проверки 5 лет, если документ необходим для расчета и уплаты налогов При разногласиях храните до принятия решения по делу |
Стр. 277 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК |
|
Путевые листы |
5 лет (в том числе как документ, необходимый для расчета и уплаты налогов)
|
Стр. 553 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК |
|
Расчетно-платежные ведомости, расчетные листы на зарплату и другие выплаты |
6 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)* |
Стр. 295 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|
Положения об оплате труда и премировании работников по месту утверждения |
Постоянно, но не менее 10 лет |
Стр. 294 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности |
5 лет после погашения долга |
Стр. 266 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|
Регистры бухучета |
5 лет при условии проведения проверки (в том числе как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов)
|
Стр. 276 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК |
|
Документы о недостачах, растратах, хищениях |
10 лет (после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел храните до принятия решения по делу) |
Стр. 287 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|
Акты выполненных работ, оказанных услуг по договорам гражданско-правового характера |
50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года* |
Стр. 301 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|
Акты о взаимных расчетах и перерасчетах |
5 лет со дня взаиморасчетов (в том числе как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов)
|
Стр. 264 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК |
|
Акты сверки дебиторской и кредиторской задолженности |
5 лет при условии погашения дебиторской или кредиторской задолженности |
Стр. 266 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|
Доверенности |
5 лет после истечения срока действия |
Стр. 36 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|
Инвентаризационные описи, акты и ведомости |
5 лет при условии проведения проверки (в том числе как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов) |
Стр. 321 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК |
|
Документы о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов |
5 лет после выбытия (в том числе как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов) |
Стр. 323 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК |
|
Акты приема-передачи недвижимости от прежнего к новому правообладателю |
5 лет после выбытия (в том числе как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов) |
Стр. 325 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК |
|
Журналы, карточки, базы данных учета: основных средств (зданий, сооружений), обязательств; материальных ценностей и иного имущества |
До ликвидации организации, но не менее 5 лет как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов |
Стр. 329 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК |
|
Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним |
Постоянно, но не менее 10 лет |
Стр. 278 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов |
5 лет после замены новыми (в том числе как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов) |
Стр. 280 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК |
|
Образцы подписей материально ответственных лиц |
5 лет после смены материально ответственного лица (в том числе как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов) |
Стр. 281 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК |
|
Переписка по вопросам оказания платных услуг |
5 лет |
Стр. 290 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|
Журналы, базы данных учета: ценных бумаг; расчетов с организациями; кассовых документов; депонентов по депозитным суммам; доверенностей; договоров, контрактов, соглашений; расчетов с подотчетными лицами; исполнительных листов |
5 лет (в том числе как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов) |
Стр. 292 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК
|
|
Налоги |
||
|
Счета-фактуры |
5 лет В постановлении Правительства от 26.12.2011 № 1137 указан срок 4 года, но безопаснее применять максимальный срок |
Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК Стр. 317 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|
Книги покупок и дополнительные листы к ним |
5 лет В абзаце 4 пункта 24 приложения 4 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137 указан срок 4 года, но безопаснее применять максимальный срок |
Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК |
|
Книги продаж и дополнительные листы к ним |
5 лет В абзаце 4 пункта 22 приложения 5 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137 указан срок 4 года, но безопаснее применять максимальный срок |
Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК |
|
Журнал учета счетов-фактур |
5 лет В пункте 12 приложения 3 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137 указан срок 4 года, но безопаснее применять максимальный срок |
Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК |
|
Заверенные копии счетов-фактур для комитентов, принципалов, инвесторов |
5 лет В пункте 11 приложения 1 к постановлении Правительства от 26.12.2011 № 1137 указан срок 4 года, но безопаснее применять максимальный срок |
Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК |
|
Таможенные декларации (их заверенные копии), платежно-расчетные документы на уплату НДС при импорте |
5 лет В пункте 11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137 указан срок 4 года, но безопаснее применять максимальный срок |
Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК |
|
Заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов (их заверенные копии), платежно-расчетные документы об уплате НДС при импорте с территории ЕАЭС |
5 лет В пункте 11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137 указан срок 4 года, но безопаснее применять максимальный срок |
Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК |
|
Заполненные бланки строгой отчетности (их копии) при приобретении услуг по найму жилых помещений и услуг по перевозке работников в период служебной командировки |
5 лет В пункте 11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137 указан срок 4 года, но безопаснее применять максимальный срок |
Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК |
|
Документы на передачу имущества, НМА, имущественных прав (их нотариально заверенные копии) с суммами восстановленного НДС по п. 3 ст. 170 НК |
5 лет В пункте 11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137 указан срок 4 года, но безопаснее применять максимальный срок |
Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК |
|
Первичные документы на уменьшение стоимости приобретенных товаров, работ, услуг, имущественных прав в целях восстановления НДС по подп. 4 п. 3 ст. 170 НК |
5 лет В пункте 11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137 указан срок 4 года, но безопаснее применять максимальный срок |
Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК |
|
Сводные документы по операциям за календарный месяц (квартал), которые подлежат регистрации в книге продаж. Например, бухгалтерская справка-расчет для восстановления суммы НДС по ст. 171 (1) НК |
5 лет В пункте 11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137 указан срок 4 года, но безопаснее применять максимальный срок |
Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК |
|
Налоговые регистры |
5 лет после снятия задолженности (в том числе как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов) Налоговые регистры по НДФЛ, если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года* |
Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК Стр. 303, 311 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|
Документы: об освобождении от уплаты налогов и сборов; предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в них |
5 лет |
Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК Стр. 304 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|
Декларации (расчеты) организаций по всем видам налогов |
5 лет Налоговые декларации индивидуальных предпринимателей по 2002 год включительно – 75 лет |
Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК Стр. 310 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|
Сведения о доходах физических лиц |
5 лет Если нет лицевых счетов: |
Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК Стр. 312 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|
Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемые налоговыми агентами |
5 лет |
Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК Стр. 313 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|
Книги учета доходов и расходов по УСН организаций и индивидуальных предпринимателей |
5 лет |
Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК Стр. 318 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|
Документы о налоговых льготах для региональных инвестиционных проектов |
6 лет |
П. 3 ст. 89.2 НК |
|
Страховые взносы и пособия |
||
|
Документы, подтверждающие расчет и уплату страховых взносов |
6 лет |
Подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК |
|
Листки нетрудоспособности |
5 лет (в том числе как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов) |
Стр. 618 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК |
|
Расчеты по страховым взносам |
50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года* |
Стр. 308 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|
Расчеты в СФР, которые отправлены по ТКС |
5 лет с момента приема СФР |
П. 4.2, 5.2, 5.3 Технологии, утв. приказом СФР от 06.07.2023 № 1319 |
|
Квитанция о получении расчета или о его получении с ошибками |
5 лет после завершения процедуры приема расчета в СФР |
|
|
Сертификаты ключей подписи |
В течение всего периода хранения электронных документов в архивном хранилище, но не менее чем за 5 лет, предшествующих текущему году |
|
|
Проверки |
||
|
Акты налоговых проверок |
5 лет (в том числе как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов)
|
Стр. 139 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК |
|
Акты проверок трудовых инспекций |
5 лет |
Стр. 139 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|
Акты проверок других контролирующих органов |
5 лет |
|
|
Кадры |
||
|
Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении |
50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)* при условии проверки экспертно-проверочной комиссией |
Стр. 435 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|
Личные карточки и личные дела работников, в том числе руководителей |
50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)* при условии проверки экспертно-проверочной комиссией |
Стр. 444, 445 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|
Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате |
50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)* при условии проверки экспертно-проверочной комиссией |
Стр. 296 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|
Приказы, распоряжения по личному составу; |
|
Стр. 434 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|
– о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью; о служебных проверках; о направлении в командировку работников |
5 лет – по общему правилу 5 лет, если документ необходим для расчета и уплаты налогов Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда - 50/75 лет |
Стр. 434 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК |
|
– о дисциплинарных взысканиях |
3 года |
Стр. 434 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|
– о привлечении работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни |
5 лет (в том числе как документ, необходимый для расчета и уплаты налогов) |
Стр. 434 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Письмо Росархива от 21.09.2020 № Р/Т-1279 Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК |
|
Табели, графики, журналы учета рабочего времени |
5 лет (в том числе как документ, необходимый для расчета и уплаты налогов) При вредных и опасных условиях труда – 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)* |
Стр. 402 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК |
|
Правила трудового распорядка |
1 год после замены их новыми |
Стр. 381 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|
Графики отпусков |
3 года |
Стр. 453 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|
Штатные расписания и изменения к ним |
Стр. 40 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|
|
– по месту разработки или утверждения |
Постоянно, но не менее 10 лет |
|
|
– в других организациях |
3 года после замены новыми |
|
|
Подлинные личные документы сотрудников: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения и др. |
До востребования Невостребованные – 50 лет; 75 лет – если оформлены до 2003 года* |
Стр. 449 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|
Отчеты работников о командировках |
5 лет при условии проверки экспертно-проверочной комиссией 5 лет, если документы необходимы для расчета и уплаты налогов |
Стр. 452 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК |
|
Документы о несчастных случаях на производстве: – по месту составления |
45 лет Постоянно, но не менее 10 лет – при крупном материальном ущербе или человеческих жертвах |
Ч. 6 ст. 230, ч. 2 ст. 230.1 ТК, стр. 425 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|
– в других организациях |
5 лет |
|
|
Согласие на обработку персональных данных |
3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом или договором |
Стр. 441 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|
Учредители |
||
|
Протоколы, постановления, решения: |
Постоянно, но не менее 10 лет |
Стр. 18 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|
– совещаний у руководителя организации |
Постоянно, но не менее 10 лет По оперативным вопросам – 5 лет |
|
|
– собраний структурных подразделений |
5 лет |
|
|
Реестры владельцев ценных бумаг |
Постоянно, но не менее 10 лет |
Стр. 119 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|
Выписки из реестров владельцев ценных бумаг |
5 лет |
|
|
Переписка о начислении дивидендов |
5 лет (в том числе как документ, необходимый для расчета и уплаты налогов) |
Стр. 123 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК |
|
Ведомости на выдачу дивидендов |
50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)* |
Стр. 122 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|
Договоры с контрагентами |
||
|
Документы и переписка при заключении договора |
5 лет |
Стр. 12 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|
Договоры, соглашения, контракты и документы к ним (кроме отдельно указанных в перечне) |
5 лет после окончания срока действия договора и прекращения обязательств по нему. Только при условии проверки экспертно-проверочной комиссией 5 лет, если документы необходимы для расчета и уплаты налогов |
Стр. 11 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК
|
|
Договоры (контракты) аренды (субаренды), безвозмездного пользования имуществом и документы к ним: |
После истечения срока действия договора и прекращения обязательств по нему |
Стр. 94 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК
|
|
– по недвижимому имуществу |
10 лет 15 лет – по государственному или муниципальному имуществу при условии проверки экспертно-проверочной комиссией Постоянно, но не менее 10 лет – по объектам культурного наследия или природоохранным зонам |
|
|
– по движимому имуществу |
5 лет (в том числе как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов) Постоянно, но не менее 10 лет – по объектам культурного наследия |
|
|
Договоры: – транспортной экспедиции и (или) аренды транспортных средств; – на оказание охранных услуг; – на оказание аудиторских услуг; – энергоснабжения или оказания коммунальных услуг организации |
5 лет после истечения срока действия договора и прекращения обязательств по нему (в том числе как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов) |
Стр.550, 580, 285, 540, 541 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК |
|
Договоры лизинга имущества организации |
5 лет по истечении срока действия договора или выкупа имущества (в том числе как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов) При разногласиях храните до принятия решения по делу |
Стр. 96 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК |
|
Договоры купли-продажи земельных участков, зданий, строений, сооружений, помещений, имущественного комплекса и документы к ним |
До ликвидации организации, но не менее 5 лет как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов |
Стр.87, 88 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК |
|
Договоры залога и документы к ним |
10 лет по истечении срока действия договора или выкупа имущества; при разногласиях храните до принятия решения по делу |
Стр. 98 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|
Договоры дарения (пожертвования) недвижимого и движимого имущества |
До ликвидации организации, но не менее 5 лет как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов |
Стр. 90 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК |
|
Договоры и документы по добровольному подтверждению соответствия |
5 лет после истечения срока действия декларации |
Стр. 65 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|
Договоры доверительного управления имуществом, в том числе ценными бумагами |
10 лет после истечения срока действия договора и прекращения обязательств по нему |
Стр. 91 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|
Договоры мены: |
До ликвидации организации, но не менее 5 лет как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов |
Стр. 99 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК |
|
– движимого имущества |
5 лет после истечения срока действия договора и прекращения обязательств по нему (в том числе как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов) |
|
|
Договоры поручения: |
15 лет; при разногласиях храните до принятия решения по делу |
Стр. 101 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|
– по движимому имуществу |
10 лет; при разногласиях храните до принятия решения по делу |
|
|
Договоры купли-продажи ценных бумаг, долей, паев |
До ликвидации организации, но не менее 5 лет как документы, необходимые для расчета и уплаты налогов |
Стр. 108 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК |
|
Гражданско-правовые договоры о выполнении работ или оказании услуг физлицами |
50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)* |
Стр. 30 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|
Договоры о передаче документов на постоянное хранение |
Постоянно, но не менее 10 лет |
Стр. 170 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
* Сроки хранения кадровых документов, которые установлены приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, должны быть приведены в соответствие со статьей 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. То есть если документы были закончены делопроизводством до 2003 года, то они должны храниться 75 лет со дня окончания делопроизводства. Если начиная с 2003 года – 50 лет. После окончания этих сроков проведите экспертизу их ценности.
Роль специалистов по архивному делу и делопроизводству в разработке и поддержании номенклатуры дел, читайте в Системе Главбух.