Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам зависит от того, каким способом приобрели горючее, и должна ли компания составлять путевые листы. Есть три варианта, как учесть ГСМ и два как списать расходы. Подробнее о том, как списывать бензин по путевым листам, примеры проводок - в статье.
Учет ГСМ по путевым листам
В бухгалтерии путевой лист используют в качестве первичного документа, чтобы подтвердить расход бензина, дизельного топлива и иных горюче-смазочных материалов. Учет топлива начинают с определения норм. Если компания принимает решение о списании ГСМ по путевым листам по нормам, то надо решить, какие лимиты будут применять – собственные или утвержденные Минтрансом. Решение закрепляют приказом руководителя.
Чтобы рассчитать нормы для автотранспорта, воспользуйтесь специальным сервисом от Системы Главбух. В сервисе предусмотрены все модели автотранспорта, которые утверждены распоряжением Минтранса. Выберите модель автотранспорта, а также условия эксплуатации и получите расчет. Если вы не нашли в списке автотранспорт своей организации, используйте для расчета базовую норму по данным завода-изготовителя.
Отметим, что при расчете налога на прибыль и на упрощенке расходы на топливо нормировать необязательно. Но это работает только в отношении тех компаний, которые не относятся к автотранспортным организациям. То есть учесть расходы на горючее можно в полном объеме в составе прочих расходов – как часть затрат на содержание служебного автотранспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК, письма Минфина от 27.11.2019 № 03-03-07/92049, от 26.09.2019 № 03-03-07/74189, от 22.03.2019 № 03-03-07/19283).
Однако советуем все же решить вопрос с нормированием. Ведь нормы списания ГСМ по путевым листам помогают экономически обосновать расходы на топливо. Когда у компании есть решение о нормировании, то у налоговиков не будет претензий к затратам в пределах лимита. Все, что компания спишет сверх норм, придется дополнительно обосновывать (п. 1 ст. 252 НК).
Также читайте: Как оформить электронный путевой лист
Как списывать бензин по путевым листам: примеры для разных случаев
На автозаправочных станциях (АЗС) приобрести бензин можно тремя способами: по талонам, по топливным картам и за наличный расчет или по банковской карте. Для каждого варианта действуют свои правила, как считать бензин по путевым листам
Наличные или банковская карта
Непосредственными покупателями ГСМ на АЗС обычно являются водители. Основанием для выдачи денег сотруднику-водителю будет его заявление или приказ руководителя. За топливо можно расплатиться за счет подотчетных наличными или по банковской карте. После покупки сотрудник составляет авансовый отчет и прикладывает документы, подтверждающие расходы.
Водитель может купить топливо за свой счет, тогда компания потом компенсирует ему расходы. В этом случае авансовый отчет можно не оформлять. Чтобы возместить личные расходы сотрудник пишет заявление и прикладывает к нему подтверждающие документы.
В бухучете выдачу наличных сотруднику под отчет отразите проводкой:
- Дебет 71 Кредит 50 – выданы под отчет денежные средства для покупки ГСМ.
В бухучете приобретенное топливо отражайте на субсчете 10-3 «Топливо», открытом к счету 10 «Материалы». Поступление горюче-смазочных материалов, приобретенных за наличный расчет, отразите проводкой:
- Дебет 10-3 Кредит 71 – оприходованы ГСМ на основании авансового отчета.
На сумму входного НДС сделайте проводку:
- Дебет 19 Кредит 71 – учтен НДС по расходам на основании счета-фактуры.
Если счета-фактуры нет, входной НДС спишите за счет собственных средств:
- Дебет 91-2 Кредит 19 – списан НДС за счет собственных средств организации.
Талоны
Талоны на ГСМ могут быть денежными на определенный лимит стоимости топлива или литровыми на определенный лимит объема.
Чтобы компания могла купить топливо по талонам, нужно заключить договор с поставщиком. Обычно схема приобретения по талонам выглядит так.
- Организация заключает договор купли-продажи с поставщиком ГСМ.
- Поставщик выставляет в адрес организации счет на оплату талонов.
- Организация оплачивает счет и выдает своему представителю доверенность на получение талонов.
- Представитель получает талоны и передает их сотруднику, ответственному за учет талонов и их выдачу водителям. Обычно в день выдачи талонов поставщик оформляет накладную или акт приемки-передачи, а также счет-фактуру.
- Водитель, получивший талоны, предъявляет их на АЗС и заправляет автомобиль. Объем отпущенного топлива должен соответствовать номиналу талона. Водителю выдают отрывной купон погашенного талона со штампом АЗС.
Работодатели должны вести учет получения и выдачи талонов сотрудникам. Эти сведения фиксируют в специальной книге учета. Типовой формы такого документа нет, поэтому бланк каждая организация разрабатывает самостоятельно.
Порядок бухучета талонов на бензин зависит от условий договора с поставщиком, а также от вида талонов.
Когда в договоре не указан момент перехода права собственности на топлив, то талоны приходуют в момент получения. На дату получения талонов сделайте проводку:
- Дебет 10 субсчет «Талоны на ГСМ полученные» Кредит 60 – оприходованы талоны на бензин на основании накладной или акта приемки-передачи.
После того как талоны выдали водителям, в учете сделайте проводку:
- Дебет 10 субсчет «Талоны на ГСМ выданные» Кредит 10 субсчет «Талоны на ГСМ полученные» – талоны на горюче-смазочные материалы выданы водителям на основании книги учета движения талонов.
Количество бензина, которое фактически получили на АЗС, отражайте проводкой:
- Дебет 10 субсчет «ГСМ в бензобаках автомобилей» Кредит 10 субсчет «Талоны на ГСМ выданные» – оприходован бензин, заправленный в бак автомобиля на основании отрывного купона к талону и чека АЗС.
Другой учет будет, когда по договору право собственности на топливо переходит в момент заправки, то есть речь о талонах литровых. Их учитывают за балансом на счете 006 «Бланки строгой отчетности». Изменение цен, которое может произойти после оплаты талонов, никак не повлияет на оценку в учете – их будут отражать по цене приобретения.
В момент получения талонов в бухучете сделайте проводку:
- Дебет 006 субсчет «Талоны на ГСМ» – оприходованы талоны на бензин на основании накладной или акта приемки-передачи.
Выдачу талонов водителям в бухучете отразите так:
- Кредит 006 субсчет «Талоны на ГСМ» – выданы талоны водителю на основании журнала учета приема и выдачи талонов на бензин.
При оприходовании топлива заправки автомобиля на АЗС сделайте проводку:
- Дебет 10-3 Кредит 60 – оприходовано фактически полученное топливо на основании чеков АЗС или отрывных купонов к талонам.
Есть и третий вариант – по договору право собственности на ГСМ переходит в момент заправки, то есть талоны денежные. Тогда талоны учитывают в кассе в составе денежных документов. В бухучете получение талонов отразите проводкой:
- Дебет 50-3 Кредит 60 – получены талоны на бензин на основании накладной акта приемки-передачи.
Водителям талоны выдавайте под отчет записью:
- Дебет 71 Кредит 50-3 – выданы талоны сотруднику на основании книги учета движения талонов.
Бензин, полученный по талонам, оприходуйте проводкой:
- Дебет 10-3 Кредит 71 – оприходованы ГСМ, приобретенные по талонам на основании чека АЗС, отрывных купонов к талонам.
Норматив расходов на горюче-смазочные материалы есть в нашей статье.
Топливные карты
Пластиковые карты с магнитной полосой или встроенной микросхемой, по которой можно купить горюче-смазочные материалы на АЗС или топливные карты бывают денежными на определенный лимит стоимости ГСМ и литровыми на определенный лимит объема.
В бухучете горюче-смазочные материалы по топливной карте приходуют на счет 10 «Материалы». Делают это по фактической себестоимости без НДС (подп. «а» п. 12 ФСБУ 5/2019). НДС, выделенный в счете-фактуре, отражают отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям».
На дату покупки топливной карты сделайте проводки:
- Дебет 60 субсчет Кредит 51 – оплачена карта;
- Дебет 10 Кредит 60 – поступила карта;
- Дебет 44 (20, 26, ...) Кредит 10 – отнесена на расходы стоимость карты;
- Дебет 012 «Топливные карты» – учтена карта;
- Дебет 19 Кредит 60 – отражен НДС со стоимости купленной карты;
- Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 – принят к вычету входной НДС по приобретенной карте.
Когда перечислили деньги на топливную карту, сделайте проводку:
- Дебет 60 субсчет «Авансы выданные» Кредит 51 – 18 000 руб. – перечислен аванс на карту.
По итогам месяца организация зачтет этот аванс на сумму реально приобретенных ГСМ и примет к вычету НДС по счету-фактуре, полученному от АЗС. В учете делают проводку:
- Дебет 60 Кредит 60 субсчет «Авансы выданные» – зачтен ранее перечисленный аванс.
Если топливо переходит в собственность организации в момент заправки, в бухучете на эту дату сделайте проводку:
- Дебет 10-3 Кредит 60 – оприходовано топливо.
- Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 – принят к вычету НДС на основании счета-фактуры.
Если по условиям договора право собственности на ГСМ переходит в момент оплаты, то на дату оплаты сделайте проводку:
- Дебет 10 субсчет «ГСМ в резервуарах поставщика» Кредит 60 – принято к учету топливо, право собственности на которые перешло к организации на основании накладной.
При этом варианте по мере фактического отпуска горюче-смазочных материалов делайте записи:
- Дебет 10 субсчет «ГСМ в бензобаках автомобилей» Кредит 10 субсчет «ГСМ в резервуарах поставщика» – оприходовано топливо, заправленное в бак автомобиля на основании чеков АЗС.
- Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 – принят к вычету НДС на основании счета-фактуры.
Образец приказа об утверждении норм расхода ГСМ для служебного автотранспорта в статье
Порядок списания ГСМ по путевым листам
Количество израсходованных горюче-смазочных материалов надо подтвердить документами (п. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК). Есть несколько вариантов. Первый – для тех, кто обязан применять путевые листы. В таком случае для списания ГСМ надо оформлять путевые на унифицированных бланках и с учетом требований Минтранса.
Второй вариант – для тех, кто по закону не обязан составлять путевые листы. Тогда затраты можно подтверждать другими первичными документами или путевыми листами по собственным формам (письма УФНС по Москве от 09.07.2019 № 16-15/11657, Минфина от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354, Минтранса от 14.05.2019 № ДЗ/10239-ис). Например, отчетами на базе данных навигатора ГЛОНАСС.
По данным путевых листов или других документов компания должна рассчитать количество топлива, которое спишут на затраты. Для этого применяют формулу:
Количество топлива, подлежащее списанию на затраты (л) |
= |
Остаток топлива при выезде автомобиля (л) |
+ |
Количество топлива, заправленного в бак автомобиля (л) |
– |
Остаток топлива на конец дня (л) |
Стоимость топлива, которую надо списать на расходы, зависит от метода оценки запасов: ФИФО или по средней себестоимости (п. 36 ФСБУ 5/2019). Списание ГСМ в бухучете надо отражать проводкой:
- Дебет 20 (23, 26, 44...) Кредит 10-3 – списана стоимость израсходованного топлива на основании путевых листов.