Учетные регистры бухгалтерского учета: формы, образцы

Как вести бухгалтерские регистры по ФСБУ 27/2021

Регистры бухгалтерского учета: понятие, содержание

Учетные регистры в бухгалтерском учете простыми словами – это документы, которые отражают и накапливают хозяйственные операции на счетах бухгалтерского учета. Информация в регистры переносится из первичной документации. Последовательность учета операций такова:

• на основе данных первичной документации бухгалтер вносит в систему учета проводку,
• операция и проводка отражаются в соответствующем регистре.

Таким образом, в учетных регистрах информация отображается в хронологическом порядке и группируется по счетам бухучета. 

Подробный и актуальный справочник бухгалтерских счетов с проводками подготовили эксперты Системы Главбух. Ознакомиться со справочников вы можете ниже.

Получить справочник

Учетные регистры в бухгалтерском учете используются для контроля финансово-хозяйственной деятельности компании, выявления ошибок в учете и анализа данных. На основе регистров формируется бухотчетность. Также ими часто интересуются внешние пользователи: налоговые инспекторы во время проверок либо аудиторы.

Данные для расчета налога на прибыль бухгалтер должен внести в налоговый регистр. По какой форме составлять регистр и как заполнять, читайте в рекомендации Системы Главбух.

Как вести регистры налогового учета

Кто отвечает за регистры бухгалтерского учета

Разработкой формы учетных регистров бухгалтерского учета занимается главбух, а утверждает их руководитель.

Главбух может использовать любую форму регистров, при этом в них обязательно должны присутствовать такие реквизиты:

• название регистра;
• название компании, составившей регистр;
• дата начала и окончания ведения регистра либо период его ведения (при большом документообороте регистры можно составлять ежедневно, при небольшом - ежемесячно или поквартально);
• тип группировки объектов учета (хронологический и/или систематический);
• единицы измерения;
• должности сотрудников, которые обязаны вести регистры, их подписи с расшифровкой.

Вести регистры можно на бумаге или в электронном виде. В последнем случае они заверяются электронной подписью (ч.6 ст. 10 Федерального закона №402 от 06.12.2011).

Как упростить документооборот в бухгалтерии

Четкие правила движения документов – от их создания до хранения – помогут вам избежать бумажного хаоса в работе бухгалтерии. Вот поэтому эти нормы надо закрепить в графике документооборота. И вдобавок ознакомить с ними под подпись всех сотрудников, чья работа связана с первичкой. Что еще нужно предпринять, читайте в рекомендации Системы Главбух.

Как упростить работу с документами

Виды регистров бухгалтерского учета

Разделение регистров бухгалтерского учета осуществляется в зависимости от их назначения. Они могут быть систематическими, хронологическими и синхронистическими. Кроме того, регистры отличаются по форме, содержанию информации и внешнему виду. В таблице ниже представлены различные виды регистров бухгалтерского учета, которые могут быть утверждены в учетной политике организации.

Регистры бухгалтерского учета: перечень

Обязательство компании по ведению бухгалтерских регистров закреплено на законодательном уровне. При этом для частного сектора не утверждено типовых форм. Что касается бюджетников, то для них формы регистров определяются бюджетным законодательством. Остальные компании разрабатывают и утверждают регистры в учетной политике самостоятельно.

Мы собрали наиболее востребованные формы учетных регистров бухгалтерских, которые чаще других утверждаются учетной политикой в разных компаниях.

Учетные регистры в бухгалтерском учете, примеры:

1. Инвентарные карточки:

• учета основных средств;
• группового учета основных средств;
• прочие регистры.

2. Ведомости:

• оборотно-сальдовая;
• оборотная ведомость по нефинансовым активам;
• накопительная ведомость по приходу (расходу) пищевых продуктов;
• расхождений по итогам инвентаризации;
• учета невыясненных поступлений.

3. Книги:

• Главная книга;
• иные виды книг.

4. Журналы:

• операций по расчету с поставщиками и подрядчиками;
• операций по оплате труда;
• иные виды журналов.

5. Регистры:

• карточек;
• депонированных сумм;
• иные регистры.

6. Карточки:

• многографные;
• учета основных средств;
• иные виды карточек.

Образцы бухгалтерских регистров

В качестве образца рассмотрим самый популярный регистр: оборотно-сальдовую ведомость. Бухгалтерская программа формирует ее в табличном виде со следующей информацией:

• остатки по счетам на начало периода;
• обороты за период;
• остатки по счетам на конец периода.

Заверяется ведомость сотрудником, ответственным за ее оформление. Рассмотрим ее составление на примере.

Пусть компания выдала Сидорову и Которой средства на сумму 15 000 и 25 000 рублей соответственно. Бухгалтер делает следующие записи:

Дебет 71.01 Кредит 50 - выданы деньги Сидорову на сумму 15 000 рублей;

Дебет 71.01 Кредит 50 - выданы деньги Которой на сумму 25 000 рублей.

На начало периода остатков по счету 71 не было. В оборотке эти операции нужно отразить так:

• выданные суммы на 15 000 и 25 000 рублей указываются в столбце “Дебет” (напротив фамилии сотрудника вносится выданная ему сумма);
• далее нужно отразить дебетовый оборот данных операций по субсчету 71.01 - 40 000 рублей (15 000 + 25 000);
• при отсутствии других операций по счету 71 проставляется эта же сумма (40 000 рублей).

Каждый из сотрудников отчитался на 10 000 рублей. После получения авансовых отчетов и чеков бухгалтер делает следующие проводки:

Дебет 10 Кредит 71.01 - Сидоров потратил на материалы 10 000 рублей;

Дебет 26 Кредит 71.01 - Котова отчиталась за представительские расходы на сумму 10 000 рублей.

В оборотно-сальдовую ведомость напротив фамилии каждого из этих сотрудников вносится сумма 10 000 рублей в столбце “Кредит”. А по субсчету 71.01 и счету 71 проставляются кредитовые обороты по 20 000 рублей. 

Далее рассчитываются дебетовые остатки на конец периода:

• по строке Сидоров сальдо будет 5 000 рублей;
• по строке Котова -  15 000 рублей.

По дебету субсчета 71.01 и счета 71 отобразятся итоговые суммы по 20 000 рублей.

Исправление ошибок в регистрах

Для исправления ошибки в учетном регистре советуем оформить бухгалтерскую справку. В ней напишите, по какой причине необходимо исправить прежние записи. Причиной может быть некорректно рассчитанный налог, сумма которого и попала в регистр. Также укажите проводку, созданную для исправления ошибки.

В регистрах на бумажном носителе ошибочные сведения перечеркиваются и вписывается актуальная информация. Все правки должны быть заверены подписями сотрудников, отвечающих за ведение регистра.

Разработка и внедрение мер по оптимизации работы бухгалтера-кассира согласно должностной инструкции, читайте в Системе Главбух.