Выписка из ЕФС-1 при увольнении сотрудника - обязательный документ. Расскажем, как оформить выписку из ЕФС-1 для увольняющегося работника в 2025 году и приведем образец заполнения.
Убедитесь, что не выдаете бывшим сотрудникам лишнее, не требуете с них ненужных заявлений, но все обязательные бумаги они от вас при этом получают. Собрали полный перечень бумаг, которые надо выдать сотрудникам при увольнении. Какие документы выдавать увольняющимся сотрудникам
Выписка из ЕФС-1 при увольнении: выдавать или нет
По закону выдайте любому сотруднику при увольнении в числе прочего сведения персонифицированного учета. Специальных форм для выдачи перссведений сотрудникам нет. Значит, надо использовать выписки из соответствующей отчетности.
В частности, при увольнении работника выдайте выписку из подраздела 1.2 формы ЕФС-1. Выдавайте сведения только особым категориям. Например, выдать документ надо сотруднику, который находился в отпуске без сохранения зарплаты или по уходу за ребенком в возрасте от полутора до трех лет. Все случаи, когда надо выдать документ уволенному, смотрите в таблице ниже. А как заполнить ЕФС-1 для сдачи в Социальный фонд, читайте тут.
В то же время Минтруд считает, что при увольнении не нужно выдавать сотруднику выписку из ЕФС-1 (письмо от 10.04.2023 № 14-6/ООГ-2661). Персонифицированный отчет адресован фонду. А работнику нужно выдать трудовую книжку или СТД-Р, если он перешел на электронную трудовую. Но по мнению редакции газеты, документ безопаснее выдать.
Кому при увольнении нужно выдать выписку из ЕФС-1
Документ предоставляют в беззаявительном порядке независимо от причины прекращения трудовых отношений. В таблице мы показали, кому выдавать сведения из ЕФС-1.
Категория работников | Условия, при который форму надо выдать при увольнении |
---|---|
Работники с правом на досрочную пенсию | Уволенный работал во вредных условиях или в районах Крайнего Севера (ст. 32 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ |
Работники сельского хозяйства | Уволенному полагается повышение размера фиксированной выплаты к страховой пенсии по старости и к страховой пенсии по инвалидности (ч. 14 ст. 17 Закона № 400-ФЗ) |
Пострадавшие от аварии на Чернобыльской АЭС | Уволенный формировал свои пенсионные права в соответствии с Законом РФ от 15.05.1991 № 1244-1 |
Бюджетники | Уволенный замещал государственные или муниципальные должности, а также должности государственной гражданской службы и муниципальной службы |
Сезонные работники и вахтовики | Уволенный работал: — полный навигационный период на водном транспорте; — полный сезон на предприятиях и в организациях сезонных отраслей промышленности; — вахтовым методом |
Заключенные | Уволенный работал в период отбывания наказания в виде лишения свободы |
Сотрудники, которые временно не работали | За уволенным сохранялось рабочее место в период: — простоя или отстранения от работы; — освобождения от работы на время исполнения государственных или общественных обязанностей; — отпуска по уходу за ребенком в возрасте от полутора до трех лет; — отпуска без сохранения зарплаты; — военной службы, на время которой трудовой договор приостанавливали |
Как оформить выписку из ЕФС-1 при увольнении в 2025 году
Документ оформите на бланке, который Социальный фонд утвердил приказом от 17.11.2023 № 2281. В этом же приказе вы найдете порядок заполнения.
Скачать бланк для оформления выписки из ЕФС-1
Какие разделы ЕФС-1 включить в выписку при увольнении сотрудника
При расторжении трудовых отношений работодатель обязан предоставить сотрудникам соответствующие разделы формы ЕФС-1:
- для работников по трудовому договору - раздел 1.2 формы ЕФС-1 за текущий год (аналог ранее применявшейся СЗВ-СТАЖ),
- для сотрудников по ГПД - подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1.
Кроме того, некоторым работникам при увольнении нужно выдать подраздел 2 раздела 1 формы ЕФС-1 за текущий год, если они имеют право на досрочную пенсию, а также копию подраздела 3 раздела 1 формы ЕФС-1 (которая замещает ДСВ-3) за последние три месяца, если организация производила добровольные страховые взносы на накопительную часть пенсии данного работника.
Как заполнить выписку из ЕФС-1
Разберем, как оформить в выписке титульный лист и подразделы 1 и 1.2. На титульном листе укажите:
- регистрационный номер страхователя;
- наименование работодателя;
- ИНН/КПП;
- ОКВЭД;
- ОГРН (ОГРНИП);
- контактный номер телефона и электронная почта.
В подразделе 1 укажите информацию о работнике. В подразделе 1.2 заполните одну строку, если работник относится к специальной категории, в которой укажите срок работы в компании в пределах года. Например, одну строку в подразделе 1.2 надо заполнить на работника с особыми условиями труда. Если же работник не относится к особой категории, но у него были нерабочие периоды, заполняйте подраздел 1.2 так: в одной строке укажите начало и конец соответствующего периода. В графе 7 поставьте код этого периода. В следующей строке отчета укажите период работы сотрудника.
Если перечисляете за работников дополнительные взносы на накопительную пенсию, оформите выписку из подраздела 3 раздела 1 ЕФС-1. Раньше эти сведения вы включали в отчет ДСВ‑3, но с 2023 года его отменили, а информацию перенесли в подраздел 3 раздела 1 отчета ЕФС-1.
Также читайте: Что отражать в разделе 2 ЕФС-1
Образец выписки из формы ЕФС-1 уволившемуся работнику в 2025 году.
Ниже смотрите, как оформить выписку из формы ЕФС-1 для увольняющегося сотрудника
Когда выдавать выписку из ЕФС-1 в 2025 году
Выдача документов работнику должна происходить лично в момент увольнения. Если сотрудник не может забрать их самостоятельно, разрешается передать документы его представителю по доверенности, заверенной нотариусом (ст. 185, 185.1 ГК). Все необходимые выписки должны быть предоставлены в день увольнения, то есть в последний рабочий день.
Дистанционным работникам разрешается получать документы по электронной почте. Для сотрудников, работающих не дистанционно, в электронном формате можно предоставить только форму СТД-Р, если они отказываются от получения бумажной трудовой книжки (ч. 6 ст. 84.1 ТК).