Памятка для командированного

547
Памятка командированному по закону, конечно, не требуется – она необходима исключительно, чтобы из-за забывчивости сотрудника у компании не возникло проблем со списанием командировочных расходов.

Как документ влияет на налоги

Памятка поможет сотруднику не забыть получить тот или иной документ, проверить, правильно ли он оформлен и т. п. Чем серьезнее к этому делу работник отнесется, тем меньше вероятность того, что у налоговиков возникнут претензии к командировочным расходам компании.

Убедить сотрудника не пренебрегать тем, что написано в памятке, можно так: в локальном акте зафиксировать, что без оправдательных документов компания не обязана будет возмещать сотруднику затраты, размер которых определить невозможно. Кроме того, сумму своевременно невозвращенного аванса компания сможет удержать у сотрудника из зарплаты (ст. 137 Трудового кодекса).

В каком виде составляется

Памятка составляется в произвольной, наиболее удобной для компании форме.

Что обязательно должно быть в документе

Памятку оптимально разбить на три части: что сделать до командировки, что во время нее, что после.

В первой части обратить внимание на получение документов, билетов и подотчетных средств перед выездом в командировку. Во второй – на сохранение абсолютно всех документов, как платежных, так и подтверждающих цель служебной поездки. Можно конкретизировать, какие именно документы нужно собирать. В третьем разделе можно написать о том, что необходимо сделать сотруднику после возвращения из поездки на постоянное место работы, то есть про авансовый отчет.

 

Общество с ограниченной ответственностью

«Компания»

 

 

ПАМЯТКА КОМАНДИРОВАННОМУ

 

Перед командировкой

1. Необходимо получить в бухгалтерии или кадровой службе командировочные деньги, а также проездные билеты. При этом надо проверить, правильно ли заполнены в них данные сотрудника.

2. Если проездные билеты приобретены заранее кем-то другим из компании, то не забыть их забрать.

3. В служебную поездку обязательно взять паспорт. Иной документ, удостоверяющий личность, не подойдет, если авиа- или железнодорожные билеты куплены именно по паспортным данным.

4. Если по совместительству вы работаете у другого работодателя, то необходимо договориться с ним о невыходе на работу в дни командировки (например, взять отпуск без содержания).

 

В командировке

Общие правила

1. Необходимо сохранять абсолютно все документы, полученные в поездке по командировочным расходам, в том числе при поездке за границу. Неподтвержденные затраты компания возмещать не станет. Даже если есть уверенность, что документ не нужен, не стоит его выбрасывать. Лучше привезти его в бухгалтерию, а там выяснят важность такого документа.

2. Если за счет подотчетных средств приобретены товары или услуги в производственных целях, обязательно следует взять у продавца платежный документ.

3. Если документы маленького размера (например, билеты из маршрутки, автобуса, электрички), чтобы они не потерялись, их надо наклеить на один лист формата А4. Особенно когда небольших документов много. В таком виде можно будет сдать их в бухгалтерию по возращении из поездки.

 

Документы, подтверждающие расходы на проезд

1. Следует сохранять все проездные документы.

2. Если поездка на поезде, то по ее окончании необходимо не забыть билет у проводника. Если во время поездки возникли расходы на постельные принадлежности, то нужно взять документ, подтверждающий оплату (квитанция, кассовый и товарный чек). Из этого документа должно быть видно, какие именно услуги оплачены.

2. При авиаперелете необходимо сохранить не только авиабилет, но и посадочный талон, в том числе, если билет электронный.

3. Необходимо также взять квитанцию или чек у водителя, если до вокзала или аэропорта добирались на такси.

 

Документы, подтверждающие расходы на проживание

1. В гостинице на ресепшене необходимо взять документы, подтверждающие стоимость проживания. Это может быть счет, квитанция на бланке строгой отчетности (то есть с серией и шестизначным номером) и (или) счет-фактура. Во всех этих документах должен быть выделен налог на добавленную стоимость отдельной суммой. Запись может быть такая: «Итого: стоимость 1000 рублей плюс НДС 180 рублей» или «Итого: стоимость 1180 рублей, в том числе НДС», или «Итого: стоимость 1180 рублей, в том числе НДС 180 рублей».

2. Необходимо попросить сотрудников гостиницы выдать общий, а не детализированный счет. То есть, чтобы в нем не было указаний на дополнительные услуги, оказанные в номере (бар, интернет и т. д.).

 

Документы, подтверждающие цель командировки

Необходимо привезти в компанию все документы, имеющие отношение к служебному заданию (например, проект договора, план семинара, протоколы переговоров, протоколы согласования того или иного вопроса и т. п.).

 

После командировки

1. В течение трех дней по возвращении из командировки следует заполнить и сдать авансовый отчет (бланк можно взять в бухгалтерии) и приложить к нему все подтверждающие расходы документы, а также служебную записку, если сотрудник ездил в служебную поездку на личном или служебном транспорте. Если командировка была за рубеж, надо приложить к отчету копии страниц загранпаспорта с данными о его владельце и отметками о пересечении границы.

2. При затруднениях в заполнении авансового отчета можно обратиться за разъяснениями в бухгалтерию.

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль