Все онлайн-кассы должны быть оборудованы фискальными накопителями (ФН). Разберем что такое ФН в онлайн-кассе, для чего он нужен и как правильно выбрать.
Для использования онлайн-касс необходимо, чтобы они соответствовали определённым критериям. В противном случае, компания или индивидуальный предприниматель могут столкнуться со штрафами. Вопросы о том, какие кассовые аппараты допустимы, как правильно выбрать фискальный накопитель для ККТ и какую ответственность можно понести за правонарушения, подробно освещены в инструкции Системы Главбух. Данная инструкция согласована с Александром Сорокиным, заместителем начальника Управления оперативного контроля ФНС.
Фискальный накопитель: что это такое простыми словами
Фискальный накопитель или ФН представляет из себя блок, который находится в специальном отсеке онлайн-кассы. Данное устройство записывает и хранит всю информацию о каждой продаже и операции расчета с покупателем.
Также ФН производит шифрование и передачу оператору фискальных данных сведений обо всех торговых операциях, которые осуществлялись через кассу для дальнейшего анализа и передачи в налоговую.
Таким образом, с помощью фискального накопителя налоговая получает данные о прохождении всех денег через определенную онлайн-кассу и следит за соблюдением предпринимателем фискальной дисциплины.
Как работает фискальный накопитель
Внешне фискальный накопитель представляет из себя небольшой пластмассовый модуль размером 30х30х9 мм. корпус которого опломбирован снаружи. Как правило, онлайн-кассы нового поколения продаются уже с ФН, для более старых моделей модуль нужно будет покупать отдельно.
Схему работы ФН можно представить следующим образом:
- работник организации или кассир пробивает чек для покупателя,
- ФН получает данные чека, шифрует их и отправляет чек оператору фискальных данных или ОФД,
- ОФД проверяет фискальный документ, передает его в налоговую службу и отправляет электронный чек покупателю.
Для корректной работы онлайн-касса с фискальным накопителем обязательно должна иметь соединение с интернетом. В случае если связь внезапно пропала кассир может продолжать оформление продажи, так как информация сохранится на ФН и будет передана ОФС после восстановления работы интернета. ФН обеспечивает работу онлайн-кассы до 30 дней.
Что предпринять, если сломался фискальный накопитель онлайн кассы, смотрите в пошаговой инструкции.
Как правильно выбрать фискальный накопитель
Для использования в онлайн-кассах разрешены только фискальные накопители, которые зарегистрированы в реестре на сайте ФНС.
Фискальные накопители отличаются сроком службы, который указан на корпусе модуля. Существуют ФН на 15 и 36 месяцев. Чтобы правильно подобрать ФН, необходимо учитывать налоговый режим и сферу деятельности предприятия (см. таблицу).
Срок действия ФН |
Кто может применять |
Не менее 36 месяцев |
Должны применять организации и предприниматели, которые оказывают услуги или применяют спецрежим УСН, ЕСХН, ПСН. Вправе применять организации и ИП на ОСНО |
Менее 36 месяцев, но не менее 13 месяцев |
Вправе применять организации и предприниматели, которые: 1. Оказывают услуги или применяют спецрежим УСН, ЕСХН, ПСН, если:
2. Организации и предприниматели на ОСНО и платежные агенты |
На практике ФН на 36 месяцев можно использовать при любых обстоятельствах, но это не всегда выгодно в плане финансовых затрат. Стоимость ФН на 36 месяцев гораздо дороже. Поэтому если организация работает только сезонно или когда при торговле подакцизным товаром накопитель необходим лишь на 410 дней, а далее его следует заменить, покупать более дорогой накопитель нет никакого смысла. Следовательно, выбор фискального накопителя сроком 36 месяцев необходим в случаях, когда использование ФН с меньшим сроком запрещено законом.
За неправильное применение ФН предусмотрены штрафы:
- для организаций – от 5 000 до 10 000 рублей;
- для руководителей и ИП – от 1 500 до 3 000 рублей.
После того, как фискальный накопитель выбран и установлен в онлайн-кассу его необходимо зарегистрировать в налоговом органе.
Причины блокировки фискального накопителя
Существует несколько причин, по которым ФН может быть заблокирован:
- в течение 30 дней от ОФД не приходит подтверждение о доставке чеков (как правило причина в отсутствии интернета);
- заполнена память (при высокой интенсивности работы память может быть заполнена до срока окончания действия ФН);
закончился срок действия ФН (необходимо произвести замену и перерегистрацию ФН).
Как заменить фискальный накопитель
Необходимость замены ФН возникает в случае заполнения памяти или окончания срока действия. Контролировать данную информацию поможет отчет о закрытии смены. При необходимости замены в отчете будет указана информация о ресурсе ФН менее 30 дней или о заполнении памяти ФН. При замене накопителя следует выполнить следующие требования:
- убедиться, что все кассовые чеки переданы ОФД;
- сформировать на кассе отчет о закрытии смены и о закрытии ФН;
- извлечь старый ФН и установить новый.
После замены ФН необходимо пройти перерегистрацию в ФНС в связи со сменой фискального накопителя. Извлеченный накопитель необходимо хранить в течение 5 лет.
Что такое ФН в кассовом чеке
Бумажный и электронный кассовый чек должен содержать такой обязательный реквизит, как заводской номер накопителя. Его указывают напротив аббревиатуры «ФН» на чеке.
Рядом с ФН располагаются реквизиты: ФД – порядковый номер чека (фискального документа) и ФП – специальный цифровой код документа, который формирует ФН при отправке данных ОФД (фискальный признак документа).