Сотрудник остался в отпуске в месте командировки: оформление расходов на проезд

Сотрудник может совместить отпуск с командировкой или присоединить ее к началу или окончанию отпуска. Расскажем, как в таком случае учитывать расходы на проезд, надо ли удерживать НДФЛ, и можно ли признать расходы по налогу на прибыль.

Приказ о переносе даты выбытия из места командировкиСкачать бесплатно

Сотрудник может сэкономить часть расходов на проезд в отпуск, если присоединит его к командировке. Например, едет в командировку и остается в отпуске или наоборот – после отпуска выполняет командировочное задание и возвращается на работу. Кроме того, работодатель может вызвать сотрудника в командировку из отпуска. Во всех перечисленных случаях необходимо решить: удерживать ли НДФЛ, и учитывать ли расходы по налогу на прибыль или УСН. Рассмотрим все ситуации.

Важно: Правительство скорректировало правила, по которым надо подтверждать сроки служебных поездок. Все подробности – в электронной газете «Учет. Налоги. Право».

Новые правила для командировок

Из отпуска в командировку и обратно в отпуск

Рассмотрим первую ситуацию: сотрудник отдыхает в отпуске, но у работодателя возникла срочная потребность отозвать его и направить в командировку. Сотрудник по распоряжению руководства:

Прерывает отдых,
Выезжает в другую местность,
Выполняет служебное задание,
Отчитывается перед руководителем,
Возвращается к месту отдыха.

В данном случае от работодателя требуется правильно оформить документы, оплатить и учесть проезд, решить, что делать с отпуском.

Документальное оформление

Для оформления перечисленных мероприятий работодатель составляет документы на отзыв из отпуска и командировку.

Сотрудник должен отчитаться о проезде и расходах, связанных с выполнением служебного поручения:

Авансовый отчет – для подтверждения сумм произведенных расходов,
Служебная записка, отчет или иной документ – для доклада о выполнении задания.

Длительность отпуска

Количество дней определяется в приказе о предоставлении отпуска. Но сотрудник часть дней потратил на работу, при этом можно принять одно из решений:

Продлить отпуск на количество командировочных дней.
Пересчитать длительность отпуска в сторону уменьшения. Неиспользованные дни предоставить в другое время, например, присоединить к следующему отпуску.

Читайте в отдельных инструкциях, как продлить и перенести отпуск.

Расходы на проезд

Как учесть расходы на проезд, учитывая, что в командировку сотрудник отправляется не с места работы, а места отдыха? В расходах можно учесть стоимость проезда от места работы до места командировки и обратно. Для НДФЛ и налога на прибыль пункт отправления не имеет значения, если сотрудник отправляется с места отдыха и возвращается в него же, расходы на проезд:

Не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, поскольку не являются доходом сотрудника.
Признаются расходами по налогу на прибыль или налогу при УСН.

Такие выводы следуют из п.1 ст.217, п.1 ст.252 НК и подтверждаются письмами Минфина от 08.12.2010 № 03-03-06/1/762, от 09.11.2018 № 03-04-06/80946, от 17.01.2017 № 03-04-06/1546, 05.07.2019 № 03-03-06/1/49840, от 16.10.2015 № 03-04-06/59443.

Важно правильно выстроить маршрут сотрудника, чтобы, во-первых, не допустить учета необоснованных расходов, во-вторых, не переплачивать за дорогу. Возможны варианты:


Маршрут	Что входит в расходы на проезд в командировку
Место отпуска – возвращение на работу – командировка – место работы – место отпуска	Стоимость проезда по маршруту «место работы – командировка – место работы» входит в командировочные расходы. Не входит в расходы на командировку проезд от места отпуска к работе и обратно
Место отпуска – командировка – место отпуска	Стоимость проезда из отпуска в командировку и обратно

Командировка в конце отпуска

Возможна ситуация «отпуск с последующей командировкой», когда сотрудник после отпуска остается в командировке и затем возвращается на работу. Такой вариант возможен и даже выгоден, если сотрудник отдыхает в том же городе, где будет выполнять служебное задание, или неподалеку.

Работодатель производит стандартные расходы, связанные с порученным заданием:

Проживание работника в период командировки,
Суточные,
Затраты, связанные с выполнением задания.

Как оплатить стоимость проезда, разъяснил Минфин. По мнению ведомства, оплате подлежит проезд:

От места отпуска к командировке,
От места командировки до работы.

Стоимость этих билетов не облагается НДФЛ и страховыми взносами, и включается в состав расходов по налогу на прибыль. Тот факт, что пунктом отправления является не место работы, не имеет значения. Главное, чтобы траты были экономически оправданы и подтверждены документально.

Проезд в отпуск – это личные траты сотрудника. Они не входят в состав командировочных затрат и не оплачиваются работодателем. Такие разъяснения приводятся в письме Минфина № 03-03-06/1/47813 от 08.11.13.

Командировка перед отпуском

Рассмотрим обратную ситуацию «командировка с последующим отпуском» или выходными. Сотрудник едет в командировку, а после нее остается в отпуске или на выходные или праздничные дни.

Сама поездка оплачивается в обычном режиме. Работодатель выдает сотруднику:

Суточные за командировочные дни,
Деньги на оплату гостиницы или другого места проживания,
Средства на выполнение служебного задания.

Разберемся, как поступать со стоимостью проезда.

Дорога от места работы к командировке оплачивается в обычном порядке без каких-либо особенностей. Поскольку сотрудник едет по делам фирмы, затраты экономически обоснованны. Для признания затрат по налогу на прибыль необходимы только проездные билеты. Стоимость дороги «туда» не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами.

Остается вопрос о том, как признавать стоимость проезда «обратно». Ответ зависит от срока возвращения.

После командировки отпуск

Если после выполнения задания сотрудник остался на длительный отдых, он будет возвращаться не из командировки, а из отпуска. Предприятие не вправе оплачивать такой проезд, это будет необоснованный расход. Такое мнение высказывается в письмах Минфина № 03-03-06/58868 от 20.11.14 и № 03-03-06/3/61516 от 21.10.16.

Вывод: возвращение из отпуска сотрудник должен оплатить самостоятельно. Если предприятие оплатит проезд, стоимость нельзя признать в расчете налога на прибыль. Кроме того, цена проезда будет признаваться доходом сотрудника и облагаться НДФЛ (письмо Минфина № 03-03-06/1/47813 от 08.11.13).

После командировки выходные

Если сотрудник закончил с выполнением задания в пятницу и хочет остаться в командировке на выходные или праздничные дни, как поступать с затратами на проезд? Существует два решения.

Решение №1: безопасное. Заранее при составлении приказа сверьтесь с производственным календарем и включите выходные в командировку. Если совпадают даты в приказе и билетах, претензий к организации не будет.

Решение № 2: небезопасное, но допустимое. Если командировка заканчивается в пятницу, а сотрудник остается до воскресенья или окончания праздников, предприятие может оплатить проезд. В данном случае у работника не возникает экономической выгоды, значит, НДФЛ удерживать не надо. Такое мнение приведено в письме Минфина № 03-15-06/91634 от 21.10.20.

Аналогичное мнение Минфин высказывает, когда сотрудник заранее уезжает в командировку. Например, она начинается в понедельник, а сотрудник отбывает в субботу. Чиновники считают, что сотрудник имеет право на пару дней для подготовки к выполнению служебного задания (письмо Минфина № 03-15-06/91634 от 21.10.20).

Что касается страховых взносов, то они не начисляются при условии совпадения даты в приказе и билетах. Если даты не совпадают, стоимость дороги облагается взносами (письмо Минфина № 03-15-06/91634 от 21.10.20).

Чтобы правильно и безопасно планировать и учитывать командировочные расходы, воспользуйтесь инструкцией от экспертов с многолетним опытом работы.

Открыть инструкцию >>>