Вопрос читателя
«…Работник уехал в командировку с 12 по 23 июля. Перед отъездом получил наличными суточные, деньги на билеты и гостиницу. Теперь стало известно, что командировка продлится до конца месяца. Мы перевели на карту сотруднику дополнительную сумму. Выходит, что работник получил средства под отчет повторно, не отчитавшись за предыдущие деньги. Будет ли это нарушением?..»
— Из письма главного бухгалтера Елены Смирновой, г. Москва
Елена, нарушения не будет.
Во-первых, вы перечисляете деньги работнику по одной и той же командировке. То есть на одну и ту же цель. А значит, отчитаться за них сотрудник должен в один день. Во-вторых, составить авансовый отчет работнику необходимо в течение трех дней с даты выхода на работу. А ваш подотчетный сотрудник еще не возвращался. В-третьих, требование о том, что перед выдачей денег под отчет надо отчитаться за предыдущий аванс, есть только в Указании ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У. Этот документ регулирует порядок расчетов наличными. А вы во второй раз перечисляете работнику деньги на карту. А это уже расчеты безналичные. Соответственно требования Указания № 3210-У не применяются.
Компания вправе установить порядок расчетов и определить сроки, когда сотрудники должны отчитаться за суммы, перечисленные на карту. Этот порядок стоит прописать во внутреннем положении.