Спорные вопросы расчета и уплаты НДФЛ
— Менеджеры по продажам используют в работе служебные машины. В трудовых договорах это не прописано, но есть соглашения об индивидуальной материальной ответственности. Там сказано, какую машину получает сотрудник и что это необходимо для выполнения служебных обязанностей. Возникает ли у сотрудников доход, с которого надо удержать НДФЛ?
— Нет, сотрудники используют машину в интересах работодателя. То есть в служебных, а не личных целях. А значит, не получают никакой экономической выгоды, облагаемой НДФЛ.
— В соглашениях есть условие, что некоторые сотрудники вправе использовать машину и для личных нужд. Но мы в таком случае не возмещаем им расходы на бензин. Надо ли удерживать с них НДФЛ?
— Да, конечно. У этих сотрудников возникает доход в натуральной форме (п. 1 ст. 211 НК РФ. — Примеч. ред.). НДФЛ потребуется удержать со стоимости безвозмездного пользования машиной. Кодекс обязывает налоговых агентов организовать учет таких доходов (п. 1 ст. 230 НК РФ. — Примеч. ред.). Доход каждого сотрудника можно рассчитать, например, на основе средней стоимости аренды автомобиля данного класса (письмо Минфина России от 18.04.12 № 03-04-06/6-117. — Примеч. ред.).
— Сотрудник сейчас выкупает у нашей компании один из служебных автомобилей. Мы продаем его с беспроцентной рассрочкой на полгода. Удерживать ли у сотрудника НДФЛ, как при получении беспроцентного займа?
— Это зависит от того, как оформлена рассрочка. Вы заключили с работником договор займа?
— Нет, рассрочка платежей предусмотрена условиями договора купли-продажи автомобиля.
— В таком случае удерживать НДФЛ с работника не требуется. Материальная выгода возникает при беспроцентном использовании заемных средств (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ. — Примеч. ред.). Но вы не заключали с работником договора займа и не передавали ему никаких денег. А значит, не возникает и объекта по НДФЛ.
— Руководитель часто ездит в командировку в один из филиалов. Он расположен в другом городе, и в целях экономии на гостинице мы арендовали там однокомнатную квартиру. Но ее собственником является несовершеннолетний ребенок. Должны ли мы удерживать налог на доходы с арендной платы?
— Да, конечно. Налог надо удержать. Выплаты несовершеннолетним детям не освобождены от НДФЛ (ст. 217 НК РФ. — Примеч. ред.). Подтверждает это и письмо Минфина России от 03.05.12 № 03-04-05/3-586.
— Договор мы заключили не с ребенком, а с его мамой, которая является представителем. Как удерживать НДФЛ?
— По общим правилам. Когда вы будете выплачивать доход маме ребенка, потребуется удержать НДФЛ. Основание — пункт 4 статьи 226 НК РФ.
— Справку 2-НДФЛ нам надо будет сдать на ребенка или его маму?
— На маму ребенка. Ведь договор аренды квартиры вы заключили с представителем собственника и ему же выплатили доход. На ребенка отдельную справку 2-НДФЛ подавать не требуется.
— Сотрудник со 2 июня написал заявление на отпуск. Отпускные мы выплатили 30 мая, а также удержали и перечислили с них НДФЛ. Но поездка у сотрудника сорвалась. Сотрудник по договоренности с руководителем прервал отпуск и вышел с 9 июня на работу. Надо ли вернуть сотруднику излишне удержанный НДФЛ?
— Зависит от того, вернул ли сотрудник полученные ранее отпускные. Компания уже получила назад деньги?
— Нет, отпускные сотрудник не вернул.
— Значит, у сотрудника нет переплаты по НДФЛ. Ведь фактически он получил доход.
— Выданные отпускные мы зачтем в зарплату за июнь. Как в такой ситуации посчитать НДФЛ с зарплаты?
— Надо рассчитать НДФЛ с зарплаты, уменьшенной на сумму отпускных. Основание — пункт 3 статьи 226 НК РФ.
— Надо ли получать у сотрудника письменное заявление на зачет?
— Нет, заявление не требуется (ст. 231 НК РФ. — Примеч. ред.).
