Как исключить ошибку при вводе данных

827
Когда приходится вводить повторяющиеся данные (наименование продукции, сырья и материалов, названия контрагентов и т. п.), копировать неудобно, а ручной ввод чреват ошибками, которые потом не позволят работать с информацией.

Когда приходится вводить повторяющиеся данные (наименование продукции, сырья и материалов, названия контрагентов и т. п.), копировать неудобно, а ручной ввод чреват ошибками, которые потом не позволят работать с информацией. Например, отчет о продажах по контрагентам, где каждая строка – одна поставка. Даже небольшая ошибка в названии покупателя не позволит коррект­но отфильтровать данные по наименованиям покупателей и узнать, сколько было продано конкретной компании. Причем распознать погрешность бывает непрос­то – допустим, русскую букву «с» от английской «cи» на глаз не отличить. Избежать всех этих неприятностей поможет инструмент Excel «Проверка» из меню «Данные».

Предположим, нам крайне важно проверить правильность ввода наименований товаров в отчете о продажах. Начать надо будет с создания на том же листе, на котором расположен отчет о продажах (допустим, справа от него), списка правильных наименований товаров – образца, который Excel будет использовать для проверки вводимых данных. Дальше выделяем образец (все ячейки, содержащие корректные наименования товаров), потом идем в меню «Вставка». Там выбираем подменю «Имя» и кликаем опцию «Присвоить». В открывшемся окне вводим название, к примеру «Товары».

Теперь возвращаемся в отчет о продажах и выделяем ту область ячеек, куда будут вноситься названия товаров. Лучше указать диапазон с запасом, особенно если отчет не имеет строго ограниченного количества строк. Затем открываем меню «Данные» и переходим в подменю «Проверка». В открывшемся окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» выбираем «Список». После этого в появившейся строке «Источник» вводим ссылку на наш образцовый список наименований – «=Товары». После этого останется кликнуть на «Ок».

Перейдя на одну из ячеек в отчете, куда будут вводиться наименования товаров, вы увидите, что рядом с ячейкой появится стрелка. Теперь можно вводить наименования вручную (Excel выдаст предупреждение, если была допущена ошибка) или выбирать из списка, который «вываливается» после клика мышкой по стрелке.

КСТАТИ. При помощи ­«Проверки» можно ограничивать размеры вводимых чисел («Целое») и длину строки («Длина текста»), устанавли­вать диапазоны дат («Дата») или создать собственное ограничение, введя необходимую формулу («Другой»).

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль