Новые подотчетные истории про расчеты с директором и сотрудниками

1304

Налоговики и банки сейчас строго следят за наличными расчетами, а особенно за подотчетными. Причем у них постоянно возникают новые требования. Но сотрудники то первичку потеряют, то отчитаться за наличные забудут. Бухгалтерии в таких историях отводится роль все сделать красиво, чтобы и штрафов не было, и с банком никаких проблем.

История № 1

Директор пришел на работу с женой и потребовал выдать ей деньги под отчет. Сказал, что на хозяйственные расходы и супруга за каждую копейку отчитается. Главбуха на месте не было, и кассир не осмелилась перечить — деньги выдала. Теперь и не знаем, как это все провести, ведь супруга директора у нас не работает.

Кассир поспешила, выдав деньги супруге директора. Ведь в штате компании она не числится, а подотчетные можно выдать только работнику (п. 4.4 Положения № 373-П). Подотчетные для жены директора наверняка вызовут вопросы на проверке. Инспекторы могут признать, что деньги не выданы. А значит, остаток в кассе не уменьшился. Но даже если налоговики согласятся, что жена директора получила деньги, то они могут признать их доходом и доначислить НДФЛ.

Есть два варианта, как теперь решить эту проблему. Первый — можно переоформить кассовый ордер на директора, так как он работник. Второй вариант — в расходнике написать, что компания выдала деньги взаймы. Но во втором варианте есть риски. Выдать заем можно только за счет средств, которые компания снимет со счета именно на эти цели. Из наличной выручки дать в долг нельзя (указание ЦБ РФ от 20.06.07 № 1843-У). Иначе возможен штраф за нарушение порядка работы с наличностью — от 40 до 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

История № 2

Потребовалось перевести на карточку директора крупную сумму подотчетных, чтобы он купил материалы. Отправляю платежку, и тут звонок из банка. Принесите, мол, нам договор, или авансовый отчет, или другие документы. Теперь рисую для банка документы, хотя деньги еще не потрачены.

Банк не вправе требовать документы, подтверждающие, на какие конкретно цели компания переводит деньги своему директору или другому сотруднику. Тем более до того, как деньги потрачены, никаких бумаг еще нет. Чтобы избежать вопросов банка, стоит написать в назначении платежа, что компания выдает деньги авансом на будущие покупки. А в банк можно представить копию заявления директора на выдачу средств под отчет. Формально заявление требуется только при выдаче наличных на руки (п. 4.4 Положения № 373-П). Но его можно оформить и при переводе подотчетных на карту.

Новые подотчетные истории про расчеты с директором и сотрудниками

История № 3

Перечислили сотруднику на карту подотчетные. Он потратил совсем немного, а все остальное вернул в кассу. Как положено, отнесли деньги в банк, а там их не берут. Говорят, раз вы на карту их перечислили, с карты и возвращайте.

Как мы выяснили в банках, там действительно отказываются принимать деньги в таких ситуациях. Причина техническая — у банкиров нет подходящего кода для данной операции. Банк может учитывать в прочих поступлениях возврат только тех подотчетных, которые клиенты получили по чекам (приложение 1 к указанию Банка России от 12.11.09 № 2332-У). А чек компания заполняет при получении наличных. Получается, если деньги переведены на карту, наличными их не вернуть. Поэтому безопаснее перечислить подотчетные с карты на счет. Но это не всегда возможно, поэтому на практике коллеги решают проблему несколькими способами.

Вариант первый — в объявлении на взнос наличными компании не надо упоминать, что это возврат подотчетных. Вместо этого можно написать, например, заем от учредителя, торговая выручка и т. п. Вариант второй — приходный ордер на возврат подотчетных аннулируется. А работнику компании возвращают неизрасходованные деньги. Он может потратить их на другие цели либо написать заявление о том, чтобы компания удержала долг из его ближайшей зарплаты.

История № 4

Директор частенько берет деньги под отчет. Все время просила его писать заявление на выдачу наличных. А он говорил, что это нонсенс самому себе заявление писать и себе же его утверждать! В итоге налоговая пришла на кассовую проверку и за этот нонсенс оштрафовала нас на 50 тыс. рублей.

Компания не вправе выдать работнику деньги без заявления (п. 4.4 Положения Банка России от 12.10.11 № 373-П). И директор не исключение, ведь он тоже работник (ч. 6 ст. 11 ТК РФ). Если заявления от директора нет, то инспекторы на проверках за это штрафуют на 50 тыс. рублей по статье 15.1 КоАП РФ. А судьи признают штрафы законными (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 06.03.13 № 09АП-2451/2013).

Безопаснее составлять заявление и от директора (образец есть в «УНП» № 3, 2012). В нем можно немного изменить стандартную формулировку, чтобы оно не выглядело так, как будто директор разрешает выдать деньги самому себе. В правом верхнем углу вместо фразы, к примеру, «Директору ООО “Компания” Астахову А.А.» можно написать просто «В ООО “Компания”». А вместо формулировки «Прошу выдать» использовать фразу «Необходимо выдать». Подпись руководителя под заявлением сама по себе будет разрешающей.

История № 5

Директор все время берет деньги, у него уже подотчетных почти миллион накопился. Я прошу его составить авансовый отчет по прошлым покупкам, но он все время отмахивается — потом да потом. Боюсь, что такие отмашки для компании выйдут боком.

Компания вправе выдать новый аванс только после того, как работник отчитается по предыдущему (п. 4.4 Положения № 373-П). За такое нарушение некоторые налоговики на местах штрафуют компании на сумму от 40 до 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Если это случится, штраф можно оспорить. Аргумент следующий. Ответственность предусмотрена только за нарушения кассовой дисциплины, перечисленные в статье 15.1 КоАП РФ. Например, это превышение лимита кассы, неполное оприходование наличности и т. д. В этом списке нет нарушения порядка выдачи денег под отчет, поэтому нет и оснований для штрафа. С этим согласны судьи (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 31.01.13 № 09АП-34612/2012).

Новые подотчетные истории про расчеты с директором и сотрудниками

Но если компания не готова спорить, безопаснее решить проблему с подотчетными директора. Например, переоформить выданные деньги в долгосрочный беспроцентный заем.

История № 6

Мы перечислили менеджеру подотчетные на карточку, но он за все заплатил наличными. Это видно из чеков, приложенных к авансовому отчету. Переживаем, что инспекторы на проверке предъявят претензии.

У компании нет поводов для беспокойства. Выданные подотчетные — это обезличенные деньги. И сотруднику совсем не обязательно тратить именно те деньги, которые он получил наличкой, либо те, которые пришли на карту. Главное, чтобы работник отчитался за аванс и приложил подтверждающие документы о покупке. Например, товарный чек.

История № 7

В заявлении на выдачу подотчетных сотрудники пишут, какая сумма им нужна. В своей визе директор автоматически повторяет эту сумму. А когда работник приходит в кассу, оказывается, что денег не хватает. Выдаем сколько есть. Не знаем, как теперь разобраться со всеми этими нестыковками.

Обязательный реквизит заявления — собственноручная надпись руководителя о сумме и сроке, на который она выдается (п. 4.4 Положения № 373-П). Но если в заявлении сумма больше, чем остаток в кассе компании на момент выдачи денег, переделывать его не надо. Кассир просто выдает деньги в пределах остатка наличных в кассе.

Остаток суммы компания может возместить работнику до или после того, как он отчитался. В обоих случаях новое заявление не требуется. В первом случае работник получает деньги по тому же заявлению. Во втором — основанием для выдачи денег будет авансовый отчет, так как компания возмещает перерасход.

Новые подотчетные истории про расчеты с директором и сотрудникамиИстория № 8

Сотрудник принес товары из супермаркета. А когда стал составлять авансовый отчет, обнаружил, что чек по дороге потерял. Пошел снова в магазин, но супермаркеты никаких дубликатов не выдают. Директор разрешил утвердить отчет без чека, ведь товары на месте. Но как теперь все это оформить, совсем не понятно.

При потере чека сотрудник может приложить к авансовому отчету объяснительную записку, почему это произошло, а также написать сумму, которую он потратил на покупку товара. На поступивший товар можно составить акт оценки, в котором сотрудники компании (кладовщик, бухгалтер) напишут, что товар поступил на склад и по какой цене оприходован. Это докажет, что сотрудник потратил деньги не на себя, а для компании. А значит, доходов у него не возникло. Удерживать НДФЛ не надо. Это подтверждают и судьи (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 08.04.10 № КА-А40/3115-10). Если же к отчету не приложить документы и не оприходовать товар, суд признает деньги, взятые под отчет, доходом сотрудника, и с его зарплаты надо удержать НДФЛ (постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.13 № 14376/12).

А вот расходы по прибыли списывать рискованно. Как мы выяснили, налоговики на местах считают, что один только отчет и объяснительная работника не являются основанием учесть расходы.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Внимание! Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль