Три способа избавиться от заявлений подотчетников

18265
Судьи не торопятся отменять штрафы за отсутствие у компании заявлений на выдачу подотчетных сумм. Об этом говорят первые судебные разбирательства, связанные с применением нового порядка выдачи подотчетных. Но можно не тратить время и деньги на соблюдение «макулатуросборной» нормы, а аккуратно ее обойти.

При оформлении подотчетных по правилам, которые действуют с прошлого года (пункт 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.11 № 373-П), у бухгалтерии уходит драгоценное время на то, чтобы собрать заявления со всех сотрудников, получить на них визу руководителя и оформить приказы. Заменить же заявление, к примеру, командировочным удостоверением налоговики не разрешают. А за отсутствие заявлений назначают штраф до 50 тыс. рублей, отменить который не удается даже в суде (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 06.03.13 № 09АП-2451/2013). Чтобы упростить работу, на практике используют несколько способов.

Способ № 1
Перевести деньги на карточку

Положение № 373-П регулирует выдачу под отчет наличных денег. Значит, чтобы избежать оформления заявлений, можно перечислять работникам аванс на пластиковую карту (не важно, корпоративную, личную или зарплатную).

Центробанк уже давно подтвердил, что эта операция не регулируется порядком ведения кассовых операций (письмо от 23.07.09 № 29-1-1-7/4625). И хотя речь в разъяснениях шла о старых правилах (утв. решением совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40), выводы банкиров справедливы и для новых. При этом положение № 373-П не запрещает выдавать подотчетные безналичным путем.

Правило о перечислении авансов на пластиковые карты надо закрепить в Положении о расчетах с подотчетниками и Положении о командировках (ст. 168 ТК РФ).

Способ № 2
Возместить работнику перерасход

Можно договориться с подотчетниками, что они будут тратить на хозяйственные нужды и командировку свои деньги. А компания станет возмещать расходы. Тогда собирать с работников заявления не понадобится. Ведь они необходимы, только если компания выдает деньги под отчет авансом на будущие расходы. Если же она возмещает перерасход, основанием для выдачи денег и оформления «расходника» является авансовый отчет.

Некоторые компании не собирают авансовые отчеты с сотрудников, которые купили товар на свои деньги. А наоборот, требуют представить только заявление на возврат перерасхода. Такой порядок имеет право на существование. Но не запрещает компании поступать наоборот, то есть брать с работников только авансовые отчеты. Ведь в положении № 373-П не сказано, что для возмещения перерасхода требуется заявление.
У этого способа два недостатка. Во-первых, его нельзя предусмотреть во внутреннем локальном акте. Договориться с работниками можно только устно, ведь по закону они не обязаны тратить на товары или командировку свою зарплату. Во-вторых, не у каждого работника найдется достаточно денег, чтобы, к примеру, оплатить билеты в другой город и проживание в гостинице.

Некоторые компании находят такой выход из положения. Если у работника покупка запланирована на ближайшие дни, то кассир выдает ему наличные без оформления. А «расходник» делает через пару дней, когда сотрудник вернется с товаром и документами. Это нарушение, так как кассир вправе выдать деньги подотчет только по расходным ордерам (п. 4.1 Положения, утв. Банком России 12.10.11 № 373-П). В то же время, если нагрянут проверяющие, риски минимальны. По документам денег будет больше, чем по факту. А за недостачу наличных в кассе штрафа нет.

Способ № 3
Оплатить командировочные со счета

Можно спланировать покупки и поездки так, чтобы расходы оплачивал не работник, а сама компания по безналу. К примеру, через расчетный счет перечисляла деньги за товары, авиа- и железнодорожные билеты, номер в гостинице.

Если в компании есть собственные или арендованные машины, водителям можно оформить топливные карты. Деньги на такой карте также не являются авансом работнику. Это предоплата за бензин, которую компания перечисляет топливной компании, а та распределяет между картами водителей. Поэтому от них не нужны ни заявления, ни авансовые отчеты.

Недостаток способа в том, что помимо билета и гостиницы у работника должны быть свои деньги на другие командировочные расходы (см. способ № 2). Иначе ему все равно понадобится писать заявление на аванс, ведь в командировке надо на что-то есть и передвигаться по городу.
 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль