Три безопасных способа упростить выдачу подотчетных

2775

При каждой выдаче денег под отчет необходимо брать у сотрудников заявления на аванс. Если подотчетников много и за деньгами они приходят часто, то в бухгалтерии копятся горы бумаг. Но можно обойти «макулатуросборные» правила, используя проверенные способы.

При оформлении подотчетных по правилам, которые действуют с прошлого года*, у бухгалтерии уходит драгоценное время на то, чтобы собрать заявления со всех сотрудников, получить на них визу руководителя и оформить приказы. Заменить же заявление, к примеру, командировочным удостоверением налоговики не разрешают. А за отсутствие заявлений назначают штраф до 50 тыс. рублей, отменить который не удается даже в суде (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 06.03.13 № 09АП-2451/2013). Чтобы упростить работу, на практике используют несколько способов.

Способ № 1
Перевести деньги на карточку

Три безопасных способа упростить выдачу подотчетныхПоложение № 373-П регулирует выдачу под отчет наличных денег. Значит, чтобы избежать оформления заявлений, можно перечислять работникам аванс на пластиковую карту (не важно, корпоративную, личную или зарплатную).

Центробанк уже давно подтвердил, что эта операция не регулируется порядком ведения кассовых операций (письмо от 23.07.09 № 29-1-1-7/4625). И хотя речь в разъяснениях шла о старых правилах (утв. решением совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40 ), выводы банкиров справедливы и для новых. При этом положение № 373-П не запрещает выдавать подотчетные безналичным путем.

Правило о перечислении авансов на пластиковые карты надо закрепить в Положении о расчетах с подотчетниками и Положении о командировках (ст. 168 ТК РФ).

Способ № 2
Возместить работнику перерасход

Три безопасных способа упростить выдачу подотчетныхМожно договориться с подотчетниками, что они будут тратить на хозяйственные нужды и командировку свои деньги. А компания станет возмещать расходы. Тогда собирать с работников заявления не понадобится. Ведь они необходимы, только если компания выдает деньги под отчет авансом на будущие расходы. Если же она возмещает перерасход, основанием для выдачи денег и оформления «расходника» является авансовый отчет.

Некоторые компании не собирают авансовые отчеты с сотрудников, которые купили товар на свои деньги. А наоборот, требуют представить только заявление на возврат перерасхода. Такой порядок имеет право на существование. Но не запрещает компании поступать наоборот, то есть брать с работников только авансовые отчеты. Ведь в положении № 373-П не сказано, что для возмещения перерасхода требуется заявление.

У этого способа два недостатка. Во-первых, его нельзя предусмотреть во внутреннем локальном акте. Договориться с работниками можно только устно, ведь по закону они не обязаны тратить на товары или командировку свою зарплату. Во-вторых, не у каждого работника найдется достаточно денег, чтобы, к примеру, оплатить билеты в другой город и проживание в гостинице.

Выход из положения такой. Если у работника покупка запланирована на ближайшие дни, можно выдать ему наличные из кассы без оформления. А «расходник» сделать через пару дней, когда сотрудник вернется с товаром и документами.

Даже если нагрянут проверяющие, риски минимальны. По документам денег будет больше, чем по факту. А за недостачу наличных в кассе штрафа нет.

Способ № 3
Оплатить командировочные со счета

Три безопасных способа упростить выдачу подотчетныхМожно спланировать покупки и поездки так, чтобы расходы оплачивал не работник, а сама компания по безналу. К примеру, через расчетный счет перечисляла деньги за товары, авиа- и железнодорожные билеты, номер в гостинице.

Если в компании есть собственные или арендованные машины, водителям можно оформить топливные карты. Деньги на такой карте также не являются авансом работнику. Это предоплата за бензин, которую компания перечисляет топливной компании, а та распределяет между картами водителей. Поэтому от них не нужны ни заявления, ни авансовые отчеты.

Недостаток способа в том, что помимо билета и гостиницы у работника должны быть свои деньги на другие командировочные расходы (см. способ № 2). Иначе ему все равно понадобится писать заявление на аванс, ведь в командировке надо на что-то есть и передвигаться по городу.

Пункт 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.11 № 373-П.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Внимание! Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль