Утверждены новые правила хранения электронных документов компании

22 сентября 2015 1568
Любые электронные документы в компании надо хранить как минимум в двух экземплярах. Это и другие правила утвердило Минкультуры России приказом от 31.03.2015 № 526. Документ вступил в силу с 21 сентября 2015 года.

Минфин давно разрешил хранить бухгалтерские документы только в электронном виде без бумажных аналогов (письмо от 30.03.2012 № 03-11-11/104). Но до сих пор четкого порядка хранения не было. Действовали общие правила. Первичку, регистры учета и бухгалтерскую отчетность надо хранить как минимум пять лет (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.11№ 402-ФЗ). А кадровые документы нужно хранить 75 лет (подп. «б» п. 4 ст. 22 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). Все эти правила сохранились, но теперь появился отдельный порядок хранения документов в электронном виде. А Минфин России в информации № ПЗ-13/2015 сообщил, что порядок, утвержденный Минкультуры, распространяется на все бухгалтерские документы.

Правила требуют, чтобы любой документ хранился не менее чем в двух экземплярах, причем на разных носителях. Например, на двух жестких дисках. Необходимо защитить документы от вирусов и доступа посторонних. Раз в пять лет нужно проверять, открываются ли документы и др. (п. 2.30–2.33 Правил, утв.приказом № 526).

Понятно, что технические вопросы хранения бухгалтерских и других документов должны решать ИТ-специалисты. Поэтому есть смысл дополнить должностную инструкцию системного администратора новыми обязанностями и издать правила хранения документов компании с учетом новых требований приказа № 526.

За нарушение порядка хранения бумаг (бумажных или электронных) максимальный штраф - 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ). И на практике его назначение почти не встречается. Но выполнить требования в интересах самой компании, ведь она снизит риск утраты документов.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на новости

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль