Вопрос
В организации сотрудники проходят первичные (при приеме на работу) и вторичные обязательные медицинские осмотры. Сотрудники оплачивают стоимость медосмотра, а потом организация возмещает им эти расходы. Надо ли облагать НДФЛ и страховыми взносами суммы возмещения работникам расходов на оплату медицинских осмотров?
Ответ
НДФЛ не удерживайте. Что касается страховых взносов, то если Вы возмещаете расходы работникам и кандидатам после приема на работу, то взносы начисляйте, если не хотите споров с проверяющими. Если кандидатам возмещаются расходы до приема на работу, то взносы не начисляйте. Это объясняется следующим.
Обязательные медосмотры проводят за счет средств работодателей. Раз осмотр обязательный, у сотрудника отсутствует доход, с которого удерживают НДФЛ. Не важен способ, которым возмещаете затраты. Если за осмотр платит сам сотрудник, а предприятие потом возмещает ему затраты, то компенсация не облагается НДФЛ. Это следует из статей 213 ТК, 41 НК. Данные выводы приведены в письмах Минфина от 26.12.2018 № 03-15-06/94821, от 26.07.2018 № 03-04-06/52404.
В части страховых взносов, если возмещаете расходы на медосмотр соискателю до заключения с ним трудового договора – это не вознаграждение в рамках трудовых отношений и не выплата по трудовому или гражданско-правовому договору. С соискателем на момент оплаты медосмотра еще не заключили трудовой или гражданско-правовой договор, поэтому начислять страховые взносы не требуется.
Если возмещаете расходы по оплате предварительного медосмотра человеку после того, как приняли его на работу или возмещаете расходы по вторичному медосмотру, взносы начисляйте. Такое возмещение не относится к компенсациям, которые освобождены от страховых взносов на основании статьи 422 НК. Следовательно, на сумму оплаты стоимости медосмотра надо начислить страховые взносы. Это подтверждают также письма Минфина от 08.02.2018 № 03-15-06/7527, от 26.12.2018 № 03-15-06/94821 и ФНС от 03.09.2018 № БС-4-11/16963.
При этом, если организация готова к спорам с проверяющими, в том числе в суде, то взносы не начисляйте, так как возмещение расходов нельзя считать выплатой, которая входит в систему оплаты труда. Арбитражная практика в части споров о начислении страховых взносов по возмещению расходов на медосмотры, в период действия Главы 34 НК не сложилась, поэтому предсказать результат в случае судебного разбирательства не представляется возможным.