Скидка на подписку 30% | 8(800)550-07-98
Газета

Какие документы сотрудников можно хранить в организации, что прикладывать к личной карточке?

  • 23 июня 2019
  • 27

Вопрос

Какие документы сотрудников можно хранить в организации? Что прикладывать к личной карточке? Согласие на обработку персональных данных подписываем, но оно дает право хранить, обрабатывать, и передавать только данные, а не копии паспортов и тд... Но как быть, если при заказе карт зарплатных, например, нас банк просит дать копию паспорта. Также как и свидетельство о рождении детей прикалывается к заявлению на налоговый вычет, или на назначение пособий.

Ответ

По вопросу хранения документов сотрудника в организации.

В организации (например, в личном деле сотрудника) можно хранить документы сотрудника, которые связаны с его работой. Например, трудовой договор, заявления, анкета, должностная инструкция, копии приказов по личному составу и т.д.

Прикладывать какие-либо документы к личной карточке не нужно. В этом нет необходимости. Отметим, что личную карточку также можно хранить в составе личного дела сотрудника.

Копии личных документов сотрудника (копии паспорта, ИНН, СНИЛС, свидетельства о рождении ребенка), в личном деле хранить небезопасно. Роскомнадзор может расценить это как нарушение правил обработки персональных данных. Эти данные Вы собираете и обрабатываете только для того, чтобы оформить трудовые отношения с сотрудником. Например, при приеме на работу сотрудник обязан только показать паспорт, диплом, военный билет и другие документы. А сотрудник кадровой службы – проверить их, записать данные в личную карточку и возвратить сотруднику (ст. 65 ТК, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № А53-12557/2013).

Если Вы решите хранить копии документов в личных делах сотрудников, то получите их согласие как на обработку, так и на хранение копий документов.

В согласии укажите – какие конкретно документы будут храниться в организации и цель хранения (например, для оформления зарплатных карт, или для назначения пособия).

Обусловлено это тем, что работодатель не вправе хранить копии личных документов работников, если нет на то достаточных оснований (см., например, постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № А53-12557/2013 и Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 № А53-10287/2013).

Чтобы наверняка избежать штрафа, храните копии документов, только пока не достигли цели, для которой их снимали.

×

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт

Вы получите доступ к уникальному контенту,
который закрыт для незарегистрированных пользователей.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
... или войдите через соц.сети
РЕГИСТРАЦИЯ
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
... или войти через соц.сети
Зарегистрироваться

Внимание!
Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Мы заботимся о качестве материалов на сайте и чтобы защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи и сервисы в закрытом доступе.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
.... чтобы ознакомиться со сведениями
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.