Вопрос
Подскажите, может ли генеральный директор подписывать документы, находясь в отпуске? Как назначить и. о. директора на время отпуска?
Ответ
Директор вправе подписать документы, находясь в отпуске, но не все. Визы в каких документах не вызовут проблем, рассказала ГИТ в письме от 20.08.2020 № 77/7-30028-20-ОБ/10-33260-ОБ/18-1193.
Директор вправе подписать в отпуске трудовые договоры, приказы о приеме на работу и т. д. Но если речь идет о финансовых документах или бумагах, которые могут привести к спору или привлечь внимание ИФНС, лучше отозвать директора из отпуска, чтобы он подписал документ в рабочее время.
Договоры, накладные и акты работ или услуг также не стоит подписывать в период отпуска. Если контрагент захочет оспорить сделку, он будет использовать все возможные аргументы.
О том, вправе ли компания при расчете налога на прибыль подтвердить расходы документами, которые директор или главбух подписали, находясь в отпуске или на больничном, читайте в Системе Главбух.
Если не хотите споров, на время отпуска назначьте работника, который будет исполнять обязанности руководителя, и поручите ему подписывать бумаги. На практике используют два способа: приказ и доверенность.
Приказ. Издать приказ о возложении обязанностей директора на время его отпуска можно, если это предусмотрено в уставе компании. Как правило, временное исполнение обязанностей генерального директора возлагается на его заместителя. Если у директора нет заместителя, то эти обязанности можно возложить на любого сотрудника. Но тогда в приказе необходимо прописать конкретные обязанности. Например, подписывать приказы по кадрам, счета-фактуры и т. д.
Доверенность. Если устав компании не предусматривает возможности передачи полномочий в отсутствие директора, то необходимо оформить доверенность. В доверенности надо отразить переданные доверенному лицу полномочия. Доверенность должен подписать руководитель компании (или иное лицо, уполномоченное учредительными документами) и заверить печатью компании (п. 5 ст. 185 ГК РФ).
Подробнее о том, как оформить временное исполнение обязанностей генерального директора другим сотрудником, читайте в Системе Главбух.
Временное исполнение обязанностей гендиректора другим сотрудником. Оформление
Также читайте: Как уйти в отпуск генеральному директору ООО