В бухучете проведите операции следующим образом:
Оформите договор займа с сотрудником (руководителем). Полученные по договору займа денежные средства отразите как поступление в кассу:
-Дебет 50 Кредит 66 – получены заемные средства от сотрудника.
Выдачу денежных средств для оплаты за электроэнергию отразите как выплату подотчетных сумм:
-Дебет 71 Кредит 50 – выдан подотчет для оплаты поставщику.
От сотрудника (бухгалтера) необходимо получить авансовый отчет с приложением подтверждающих документов, на основании которого отразите проводку:
-Дебет 60 Кредит 71 – учтена оплата поставщику на основании документов и авансового отчета сотрудника.
В налоговом учете, если расходы поименованы в Налоговом кодексе РФ и имеются первичные документы, подтверждающие расходы, организация вправе признать расходы при налогообложении.
Однако, в Вашей ситуации организация совершила правонарушение, за которое организацию могут оштрафовать.
Организации вправе расходовать наличную выручку, поступившую в кассу, строго на определенные цели. Перечень разрешенных выплат приведен в абзацах 3–9 пункта 1, пункте 4 указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У. Остальные выплаты разрешены только из денег, снятых с расчетного счета. То есть, сначала поступившие в кассу наличные деньги нужно внести на расчетный счет, а затем снять их со счета для необходимых расходов.
Так как Вы расходуете денежные средства не из выручки, и оплату произвели не из денежных средств, снятых с расчетного счета, то Вы нарушили кассовую дисциплину.
Размер штрафа составляет:
- для руководителя организации – от 4000 до 5000 руб.;
- для организации – от 40 000 до 50 000 руб.
Оштрафовать за данное нарушение могут только в течение 60 календарных дней со дня его совершения. Момент, когда нарушение обнаружили, значения не имеет. Такой вывод следует из положений части 1 статьи 4.5 и подпункта 6 части 1 статьи 24.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
О том, как приостановить операции по счету и карте, если заподозрили хищение денег, читайте в Системе Главбух.
Как приостановить операции по счету