В этом году еще больше предпринимателей должны приобрести и внедрить в работу онлайн-кассы. Как выбрать кассу онлайн для ИП в 2019 году, зарегистрировать ее в инспекции и списать расходы - читайте в настоящей статье.
Нужна ли касса онлайн для ИП в 2019 году
Все предприниматели обязаны применять кассу, если ведут расчеты с покупателями в наличной или безналичной форме. К примеру, при реализации товаров, работ, услуг, выдаче или возврате займов (ст. 1.1, 1.2 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ). Но в то же время для некоторых ИП действует освобождение от ККТ, если они:
- ведут деятельность, перечисленной в пункте 2 статьи 2 Закона № 54-ФЗ. К примеру, при продаже газет, журналов на бумажном носителе, газетно-журнальных киосках и др.;
- в отдаленных и труднодоступных местностях, без доступа к сети интернет;
- ведут безналичные расчеты с компаниями;
- выдают или принимают возвраты нецелевых займов;
- работают на территориях военных объектов, объектов ФСБ, госохраны, разведки;
- оказывают услуги, связанны с библиотечным делом в помещениях государственных или муниципальных библиотек, библиотек РАН, научно-исследовательских институтов, образовательных учреждений;
- применяют патент, за исключением видов деятельности, перечисленных в подпунктах 3, 6, 9 - 11, 18, 28, 32, 33, 37, 38, 40, 45 - 48, 53, 56, 63 пункта 2 статьи 346.43 НК; - выдают деньги "физикам" по договору ГПХ, включая арендные платежи; - выдают зарплату, матпомощь или средства подотчет сотрудникам; - принимают неизрасходованные суммы подотчетников.
До 1 июля 2019 года работать без кассы также могут ИП на ЕНВД или ПСН, и если занимаются торговлей через торговые автоматы без работников (ч. 11.1 ст. 7 Федерального закона от 03.07.16 № 290-ФЗ).
Как работать с ККТ в 2019 году, за что штрафуют на кассовых проверках, рассказал Алексей Батарин Начальник организационно-методологического отдела управления оперативного контроля ФНС России, к. ю. н.
Новые правила работы с онлайн-кассами
Сроки установки онлайн-касс для ИП
Переход на онлайн-ККТ поэтапный: первая волна прошла 1 июля 2017 года, вторая - 1 июля 2018 года, третья завершится - в июле 2019 года.
Это означает, что для тех, кто ранее не внедрил современные аппараты в работу, потребуется их приобрести и подключить.
Как ИП выбрать онлайн-кассу и сколько это стоит
Предприниматель сам выбирает, какой приобрести кассовый аппарат. Но спешить с покупкой не стоит. Прежде стоит оценить, как эффективно техника будет использоваться, и подходит ли она для бизнеса.
Внедрять в работу ККТ нужно лишь те, которые числятся в реестре ФНС. Там данные о дате включения кассы конкретного типа в реестр и операции, для которых допустимо ее использовать. При этом в ККТ должен быть актуальный фискальный накопитель, к примеру, версии 1.1 или 1.05. Не приобретайте аппараты с накопителем версии 1.0, их уже упразднили и для работы они не походят.
Чтобы оценить технические возможности кассы, стоит проверить параметры:
Пропускная способность: показывает, сколько чеков в минуту может пробивать кассовый аппарат. К примеру, если у вас незначительное количество клиентов, то приобретать кассу с максимальной пропускной способностью нет смысла. И наоборот, если при большом потоке клиентов, приобретайте мощные аппараты.
Мобильность: подходит, если ведет разъездную торговлю, либо занимаетесь продажами через интернет-магазин. К примеру, при доставке курьер или водитель сможет выдать клиенту чек, ведь ККТ работает с помощью модулей GPRS или wi-fi.
Выход в интернет: по закону всю информацию о расчетах необходимо передавать через операторов в ФНС. Оттого почти все аппараты должны быть постоянно подключены к сети интернет. Но они разные, в зависимости от способа подключения: от кабеля или wi-fi.
Управление: на рынке встречаются разные модели онлайн-ККТ, как кнопочные, так и сенсорные. Некоторые их них также могут сообщать об ошибках, и выводить их на экран. Это позволяет незамедлительно устранить неточности, и пробить кассовый чек.
Объем товарной базы: позволяет загружать карточки товаров с картинками и группировать их по ассортименту и видам товаров.
ЕГАИС: функция ККТ необходимо тем, кто реализует алкогольную продукцию. Ведь им нужно подключаться к этой базе, чтобы зафиксировать продажу. В таких кассовых аппаратах встроенные УТМ-модули, поэтому ничего докупать не придется.
При выборе кассы также стоит ориентироваться на ее стоимость, ценовые пределы разные. Поэтому можно приобрести ККТ, как за 8000 руб., так и за 90 000 руб. К примеру, модель ПТК MSPos-K можно приобрести за 8800 руб.
Как ИП зарегистрировать онлайн-кассу в 2019 году
До того как применять ККТ, ее необходимо зарегистрировать в инспекции. Есть два способа, чтобы это сделать: заполните форму заявления через личный кабинет ККТ на сайте ФНС, либо отнесите документы лично налоговикам. Форма есть в приказе ФНС от 29.05.17 № ММВ-7-20/484@.
Первый способ более практичный. Регистрацию можно провести прямо из офиса. Зайдите в личный кабинет на nalog.ru. Откройте вкладку "Контрольная кассовая техника", далее нажмите на кнопку, которая располагается в нижнем правом углу "Зарегистрировать ККТ". Здесь вы можете выбрать, как оформить заявление - вручную или прикрепить готовый файл. Разницы нет, какой вы выберите, на порядок регистрации это не влияет.
Далее на экране отобразится новое окно, где следует заполнить "Адрес установки ККТ". Это адрес магазина, в котором будете вести расчеты через онлайн-кассу. Следом выберите модель ККТ, которую приобрели и ее заводской номер, и номер фискального накопителя.
После того, как введете данные во все поля, нажмите на кнопку "Подписать и отправить". Необходимо заверить заявление электронной подписью. Она та же, что используете, когда представляете отчетность.
Инспекторы обработают ваш запрос на регистрацию и на следующий день отправят вам регистрационный номер ККТ. Вбейте его в настройках аппарата, и далее сформируйте отчет о регистрации. Это будет ваш первый кассовый чек-отчет. После этого, зайдите в личный кабинет, нажмите на кнопку "Завершить регистрацию". В пустые поля перенесите данные из первого чека - "Отчет о регистрации". Как учесть расходы на ККТ: порядок списания расходов на кассовые аппараты зависит от того, какую систему налогообложения вы применяете (см. ниже).
Онлайн-касса для ИП на УСН в 2019 году
Предприниматели на УСН вправе учесть расходы на покупку, установку онлайн-ККТ. Но только, если применяет объект "доходы минус расходы" (письмо Минфина от 27.11.17 № 03-11-11/78354).
Так если стоимость аппарата меньше 100 тыс. руб., учтите как материальные расходы, а если свыше - как основное средство. Их учитывают равномерно в течение года, последним числом квартала начиная с того, когда ввели ККТ в эксплуатацию (ст. 346.16, 346.17 НК).
Онлайн-касса для ИП на ЕНВД или патенте
Если ИП на ЕНВД или патенте - нужна ли онлайн-касса в 2019 году?
3 июля 2018 года были подписаны изменения в закон об онлайн-кассах № 192-ФЗ. Документ изменил перечень видов деятельности, которым можно не использовать онлайн-кассу. Перечень индивидуальных предпринимателей на ЕНВД, которые освобождаются от регистрации онлайн-ККТ до 1 июля 2019 года, все же больше. Так, сейчас могут не подключать кассу вмененщики со следующими видами деятельности:
- автосервис (код 03)
- платные парковки и перевозки (код 04, 05, 06)
- бытовые (код 01)
- ветеринарные (код 02)
- распространение и размещение рекламы на конструкциях и транспорте (код 13, 14, 15, 16)
- временное размещение и проживание (код 17)
- аренда торговых мест и земельных участков под торговую сеть (код 18, 19, 20, 21)
К этому списку добавляются предприниматели из торговли и общепита, у которых нет в штате сотрудников. Они также подключат онлайн-кассу только в 2019 году.
Для регистрации онлайн-кассы вмененщики должны придерживаться тех же правил, что и остальные компании. Касса, которую не поставили на учет в налоговую, считается нерабочей.
Начать нужно с заключением договора с оператором фискальных данных.
Кроме покупки самого аппарата ККТ приобретите фискальный накопитель. При его выборе ориентируйтесь на срок действия ключей. Он может быть 13, 18 и 36 месяцев. Реестр разрешенных накопителей налоговая постоянно обновляет.
Далее заполните в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС данные о вашей кассе. Фискалы проверят их и дадут вам регистрационный номер. В фискальном накопителе нужно прописать его и сгенерировать отчет о фискализации.
Последний шаг: перешлите полученный фискальный отчет в инспекцию, и в обмен на него она выдаст вам электронную регистрационную карточку. После этого онлайн-касса ЕНВД готова к использованию.
Если кроме вмененки вы применяете еще один налоговый режим, вы можете использовать одну кассу. Закон не запрещает этого. Просто не нарушайте одно важное условие: в кассовом чеке должна отражаться только одна система налогообложения. Формируйте для каждого режима свой отдельный чек.
Предприниматели на ЕНВД или патенте также могут учесть траты, которые понесли на покупку и внедрение онлайн-ККТ. Но все зависит от вида деятельности. При этом есть отличие для тех, кто торгует в розницу или занимается общепитом. Так если у вас есть наемные работники, то вычет действует только при расчете налога за 2018 год. И применить его можно при условии, что инспекция зарегистрировала ККТ в период с 1 февраля 2017 года по 1 июля 2018 года. Остальные условия, как и для всех, вычет заявляют если:
- ККТ числится в реестре ФНС;
- применяете кассу в деятельности на ЕНВД или ПСН;
- зарегистрировали кассу с 1 февраля 2017 года по 1 июля 2019 года.
Размер вычета - 18 000 руб. на покупку и установку одной онлайн-ККТ. Поэтому если вычет больше, чем налог, то в декларации по ЕНВД, отражайте сумму к уплате - "0". То есть, так, чтобы не было отрицательного показателя. После этого ИП на ЕНВД или патенте должен сообщить о вычете в инспекцию, иначе инспекторы посчитают, что налог занижен необоснованно.
ИП на патенте представляет в инспекцию уведомление, так как они не подают декларации. Рекомендуемую форму можете взять в письме ФНС от 04.04.18 № СД-4-3/6343. Оформить уведомление достаточно просто, внесите в него реквизиты:
- Ф. И. О. и ИНН предпринимателя;
- номер и дата патента, в отношении которого заявляете вычет;
- модель и заводской номер ККТ;
- сумма расходов на ККТ. ИП на ЕНВД заявляет о вычете в пояснительной записке или во вмененной декларации (приказ ФНС от 26.06.18 № ММВ-7-3/414). В ней есть специальный раздел для данных об онлайн-кассе.