Чем поможет эта статья: Без ошибок рассчитать отпускные сотрудникам. От чего убережет: От претензий со стороны работников и проверяющих из трудовой инспекции.
При выплате отпускных всегда важна точная сумма к выдаче. Ведь если выдать больше, чем полагается, то будут претензии к расходам на оплату труда. А если меньше-то последуют вопросы от сотрудника. Между тем сам расчет отпускных, особенно в ситуациях, по которым в законодательстве нет четкого порядка, может повлечь именно такие нежелательные ошибки.
Мы привели подробные примеры в пяти самых частых запутанных ситуациях. Они помогут вам рассчитывать все суммы с точностью до копейки.
Один из дней командировки — выходной
Сотрудник компании в расчетном периоде был в командировке. Причем уехал в нее или вернулся в выходной день. За такой день работнику полагается либо отгул, либо оплата в двойном размере (ст. 153 ТК РФ, п. 5 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Но не средний заработок, который сохраняется за работником только за рабочие дни командировки (письмо Минтруда России от 25 декабря 2013 г. № 14-2-337).
Обучающий курс по темеРазобраться в запутанных правилах расчета отпускных можно с помощью обновленного обучающего курса в Высшей Школе Главбуха.В данной ситуации при начислении отпускных надо исключить из расчетного периода только те дни командировки, за которые начислен средний заработок. За работу в выходные работник получил зарплату в двойном размере, а не средний заработок. Значит, исключать эти дни не нужно. Такой вывод следует из пункта 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.
Пример 1: Как посчитать отпускные, если в расчетный период попала командировка
Работник ООО «Частный капитал» Смирнов П. А. идет в отпуск с 7 июля 2014 года на 28 календарных дней.
Расчетный период (стандартные 12 календарных месяцев) — с 1 июля 2013 года по 30 июня 2014 года. В течение всего этого времени оклад сотрудника не менялся и составлял 32 000 руб. Других выплат ему не начисляли.
В период с 23 по 27 февраля 2014 года Смирнов был в командировке. За 24—27 февраля ему начислили средний заработок, а за выходной день 23 февраля — двойной оклад. Значит, исключить нужно только период с 24 по 27 февраля.
В феврале остается 24 календарных дня (28 – 4). За отработанное в них время Смирнову начислили 28 800 руб. (с учетом двойной оплаты за 23 февраля). Остальные месяцы расчетного периода он отработал полностью. Таким образом, сумма учитываемого заработка составит:
32 000 руб. x 11 мес. 28 800 руб. = 380 800 руб.
11 месяцев расчетного периода Смирновым отработаны полностью. Количество дней, которое необходимо принять в расчет, бухгалтер компании посчитал так (эту цифру мы берем с четырьмя знаками после запятой):
11 мес. x 29,3 дн. + 29,3 дн. : 28 дн. x 24 дн. = 347,4143 дн.
Дальше сумму отпускных он посчитал так:
380 800 руб. : 347,4143 дн. x 28 дн. = 30 690,73 руб.
Отпуск начинается с 1-го числа
Работник идет в отпуск в первых числах месяца. Отпускные нужно выдать работнику не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 21 декабря 2011 г. № 3707-6-1). И может получиться так, что выплатить ему отпускные нужно будет еще до окончания последнего месяца, входящего в расчетный период. Но это не основание для того, чтобы исключать этот месяц из расчета.
Например, отпуск начинается 1 августа. Значит, перечислить отпускные нужно в конце июля. Несмотря на это, июль все равно надо включить в расчетный период (ст. 139 ТК РФ, п. 4 Положения № 922). Если же работник, скажем, заболеет 30 или 31 июля, то есть уже после выплаты ему отпускных, их всегда можно будет пересчитать.
Пример 2: Как посчитать отпускные, если сотрудник идет в отпуск в начале месяца
Работник ЗАО «Смена» Тихонов В. В. идет в отпуск с 1 августа на 28 календарных дней. Отпускные ему бухгалтер выплатил 28 июля. Тем не менее расчетный период — с 1 августа 2013 года по 31 июля 2014 года. Оклад работника в 2013 году составлял 25 000 руб., а с 1 января в рамках общего повышения по всей компании вырос до 30 000 руб.
Весь расчетный период Тихонов отработал полностью. Коэффициент индексации для выплат 2013 года составит 1,2 (30 000 руб. : 25 000 руб.). Исходя из этих данных, бухгалтер так посчитал сумму отпускных:
((25 000 руб. x 5 мес. x 1,2) + 30 000 руб. x 7 мес.) : (29,3 дн. x 12 мес.) x 28 дн. = 28 668,94 руб.
В отпуск идет внутренний совместитель
В отпуск по всем своим должностям совместитель может уйти только одновременно. Ведь иначе ни о каком отдыхе не может быть и речи. А если на должности по совместительству человек не отработал шести месяцев, отпуск ему предоставьте авансом (ч. 1 ст. 286 ТК РФ).
Важная детальВ отпуск по всем своим должностям совместитель может уйти только одновременно. Если по одной время отдыха больше, по второй нужно оформить отпуск за свой счет.Продолжительность отпуска на основном месте может оказаться больше, чем на работе по совместительству. Тогда надо предоставить совместителю дополнительные дни отдыха по другой должности. Но взять их он должен за свой счет.
Оформить отпуск нужно отдельно по каждой должности, как будто отдыхать идут два разных человека. Ведь у внутреннего совместителя как минимум два трудовых договора, две разные должности, два табельных номера. Да и стаж для отпуска по основному месту работы и стаж по совместительству, как правило, не совпадают из-за того, что дополнительные функции у такого сотрудника появились не сразу.
Приказ на отпуск в такой ситуации можно составить по форме № Т-6а, которую применяют, когда нужно оформить отпуска двум и более работникам. Если, конечно, вы используете унифицированные бланки, а не самостоятельно разработанные формы документов.
Важная детальОтпускные внутреннему совместителю рассчитывают отдельно по каждой должности.Отпускные внутреннему совместителю нужно рассчитать отдельно по основному месту работы и отдельно по совместительству. А потом суммировать получившиеся результаты.
Пример 3: Расчет отпускных для внутреннего совместителя
Светлов С. А. работает в ООО «Частный капитал» в должности товароведа с 13 апреля 2010 года. Его оклад составляет 25 000 руб. С 1 октября 2013 года он стал выполнять также работу кладовщика на условиях внутреннего совместительства на полставки. По штатному расписанию оклад кладовщика — 16 000 руб. Других выплат работник не получает.
С 14 июля 2014 года Светлову предоставляется ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней.
Сначала бухгалтер посчитал отпускные по основному месту работы. Расчетный период — с 1 июля 2013 года по 30 июня 2014 года. В течение этого времени Светлов в период со 2 по 29 сентября был в ежегодном отпуске. За отработанный в этом месяце один рабочий день ему начислили 1190,48 руб.
Всего за расчетный период работнику начислено:
25 000 руб. x 11 мес. + 1190,48 руб. = 276 190,48 руб.
Поскольку 11 месяцев Светловым отработаны полностью, количество дней, которое необходимо принять в расчет, составит:
11 мес. x 29,3 дн. + 29,3 дн. : 30 дн. x 2 дн. = 324,2533 дн.
Сумма отпускных по основному месту работы бухгалтер рассчитал так:
276 190,48 руб. : 324,2533 дн. x 28 дн. = 23 849,67 руб.
Затем он перешел к подсчету отпускных по работе по совместительству. В этом случае расчетный период — с 1 октября 2013 года по 30 июня 2014 года. Он отработан полностью. Заработок Светлова-кладовщика за это время составил 72 000 руб. (16 000 руб. x 0,5 x 9 мес.).
Сумма отпускных оказалась равна:
72 000 руб. : (29,3 дн. x 9 мес.) x 28 дн. = 7645,05 руб.
А всего Светлову нужно начислить 31 494,72 руб. (23 849,67 + 7645,05).
Сотрудница берет отпуск сразу после декрета
По общему правилу рассчитывать отпускные нужно исходя из заработка за 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску (п. 4 Положения № 922). Но женщина может взять очередной оплачиваемый отпуск сразу после отпуска по уходу за ребенком. То есть доходов за последний год у нее нет.
В такой ситуации для расчета отпускных нужно взять 12 месяцев, предшествующих периоду, который исключается из расчетного (п. 6 Положения № 922). То есть 12 месяцев, непосредственно предшествующих декрету.
Осторожно!Отпускные исходя из оклада считают только в ситуациях, когда заработка у работника не было вообще. Например, если сотрудник ушел в отпуск сразу после перевода к новому работодателю.Использовать оклад в данном случае не нужно. Отпускные исходя из оклада рассчитывают, только если заработка у работника не было вообще. Например, он идет в отпуск сразу после перевода из другой организации или перед отпуском у него сплошные командировки.
Пример 4: Расчет отпускных сотруднице, которая после выхода из декрета не проработала ни дня
Сотрудница ООО «Вектор» Михайлова С. П. с 21 апреля 2011 года по 2 июля 2014 года включительно была сначала в отпуске по беременности и родам, а затем в отпуске по уходу за ребенком до трех лет. 17 июня 2014 года женщина написала заявление на отпуск с 3 июля на 28 календарных дней, который компания обязана ей предоставить.
За стандартный расчетный период с 1 июля 2013 года по 30 июня 2014 года доходов у Михайловой не было. Поэтому нужно взять период, предшествующий декрету, в который сотрудница ушла 21 апреля 2011 года. Значит, расчетный период — с 1 апреля 2010 года по 31 марта 2011 года.
Оклад сотрудницы в течение этого времени не менялся и составлял 20 000 руб. При этом Михайлова была в отпуске в период со 2 по 29 августа 2010 года (всего 28 календарных дней), а заработок за отработанные в августе два дня составил 1818,18 руб. То есть ее общий заработок составил:
20 000 руб. x 11 мес. + 1818,18 руб. = 221 818,18 руб.
Количество календарных дней, приходящихся на отработанное в расчетном периоде время, бухгалтер определил так:
29,3 дн. x 11 мес. + 29,3 дн. : 31 дн. x 3 дн. = 325,1355 дн.
Отсюда сумма отпускных составит:
221 818,18 руб. : 325,1355 дн. x 28 дн. = 19 102,53 руб.
В месяце расчетного периода нет доходов, но есть учитываемые дни
Осторожно!Праздничные дни в число дней отпуска не входят.В расчетном периоде сотрудник был в отпуске, причем так получилось, что в каких-то месяцах он не отработал ни одного дня. Например, отпуск был с 9 по 31 января 2014 года или с 5 мая по 2 июня. В таком случае начислений в январе и мае у работника не будет. А вот те дни этих месяцев, которые не вошли в период отпуска, нужно учесть.
В наших примерах — с 1 по 8 января и с 1 по 4 мая, а также 9 мая. Ведь День Победы как праздничный день в число дней отпуска не входит.
Пример 5: Как посчитать отпускные, если в месяце нет начислений, но есть принимаемые в расчет дни
Сотрудник ООО «Сокол» Семенов П. А. идет в отпуск с 7 июля 2014 года на 14 календарных дней. Расчетный период — с 1 июля 2013 года по 30 июня 2014 года. В этот период он также был в отпуске с 9 по 31 января. За этот месяц кроме отпускных ему ничего не начислили. А за другие месяцы он заработал 363 000 руб.
Сумму причитающихся ему отпускных бухгалтер компании определил так:
363 000 руб. : (29,3 дн. x 11 мес. + 29,3 дн. : 31 дн. x 8 дн.) x 14 дн. = 15 406,48 руб.
Обратная ситуация — работник устроился в компанию 9 января 2014 года, а в июле идет в отпуск. За январь он получил полный оклад, если, конечно, отработал все 17 рабочих дней этого месяца. И всю начисленную сумму нужно включить в заработок для отпускных. Однако расчетный период — с 9 января по 30 июня. Поэтому в расчетный январь попадут не 29,3 дн., а 21,7387 дн. (29,3 дн. : 31 дн. x 23 дн.).
Главное, о чем важно помнить
1 Из расчетного периода по отпуску нужно исключить только те дни командировки, когда работнику платили средний заработок.
2 Внутреннему совместителю считать отпускные нужно отдельно по каждой должности.
3 Если сотрудница берет отпуск сразу после декрета и заработка в расчетном периоде у нее нет, то возьмите доходы за 12 месяцев, предшествующих декрету.
Дополнительно про расчет и выплату отпускных
Статьи: «Когда безопаснее всего выдавать сотрудникам зарплату, отпускные, пособия и другие вознаграждения» («Главбух» № 8, 2014);
«Что вам нужно знать о сотруднике для верного расчета среднего заработка» («Главбух» № 6, 2014).
Документ: Положение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.