Аванс по зарплате в 2023 году: расчет по новому закону

Новые правила для расчета аванса по зарплате в 2023 году

С января 2023 года удерживать НДФЛ нужно с каждой выплаты, в том числе с заработной платы за первую половину месяца. Перестал действовать пункт 2 статьи 223 НК, который предусматривает, что датой дохода по зарплате считается последний день месяца, за который она начислена (Федеральный закон от 14.07.2022 № 263-ФЗ). Из-за поправок по налогу потребуется корректировка аванса по зарплате в 2023 году.

Новые правила для авансов с 01.01.2023

Многие решили, что теперь определять аванс можно только расчетным способом исходя из отработанных дней в первой половине месяца. На самом деле расчетный способ верный, но не единственный. ТК не уточняет, как именно считать зарплату за первую половину месяца. Поэтому можно использовать расчетный способ либо выплачивать в фиксированной сумме. Оба способа подходят.

Какие еще изменения по НДФЛ с зарплаты учитывать в 2023 году, читайте в рекомендациях экспертов Системы Главбух.

Новшества по НДФЛ с зарплаты и авансов

Как установить размер аванса в 2023 году по новому закону

Процентный способ расчета аванса. Если вы выплачиваете фиксированный аванс, то работник может получить за первую половину месяца больше или меньше суммы, которую он заработал исходя из количества дней. Но, как "Учет. Налоги. Право" выяснила у специалистов Роструда, фиксированный аванс не является нарушением Трудового кодекса. Закон не требует точно определять размер аванса с учетом фактически отработанного времени за каждый месяц. Иначе пришлось бы устанавливать его размер ежемесячно.

Пример. Расчет аванса по зарплате процентным способом

Заработная плата сотрудника состоит из оклада в размере 40 000 руб. Положением об оплате труда установлено, что аванс с 1 января составляет 50 процентов от оклада. Первую половину января сотрудник отработал полностью. Вычеты по НДФЛ сотруднику не полагаются. Сумма зарплаты за первую половину месяца составит 20 000 руб. (40 000 руб. × 50%). НДФЛ с этой суммы — 2600 руб. (20 000 руб. × 13%). На руки сотрудник получит 17 400 руб. (20 000 – 2600).

Если не хотите переплачивать работникам, но желаете сохранить фиксированный аванс, пропишите формулировку в положении об оплате труда, которая позволит корректировать аванс в месяце, когда сотрудник болел, был в отпуске или только устроился в компанию. Безопасная формулировка может быть такой: «Размер заработной платы за первую половину месяца составляет 50 процентов от оклада и рассчитывается пропорционально отработанному времени». Тогда те, кто отработал все дни с 1-го по 15-е, получат полный аванс — 50 процентов от оклада, а сотрудники, которые отсутствовали какие-то дни, — только сумму за отработанное время.

Общее требование выплачивать сотрудникам зарплату каждые полмесяца распространяется и на новых специалистов — обращают внимание в Роструде. Но чтобы соблюсти эту норму, вам потребуется либо чаще платить зарплату в первый месяц работы, либо пересмотреть сроки выплаты зарплаты.

Как платить зарплату новичкам

Расчетный способ для аванса. Компания из-за изменений вправе отказаться от процентного способа и перейти на расчетный, то есть считать аванс по зарплате в 2023 году исходя из отработанных в первой половине месяца рабочих дней. Для этого вам придется закрывать табель не один, а два раза в месяц. Такой способ предполагает выплату фактически заработанных денег.

Если выбрали расчетный способ, используйте формулу:

Плюс расчетного метода в том, что он учитывает отработанные дни. При таком способе работник получит за первую половину месяца ровно столько, сколько заработал. Например, если в первой половине месяца сотрудник болел или был в отпуске, то он получит зарплату только за те дни, когда присутствовал на работе.

Подробнее о том, в каком размере выплачивать аванс по зарплате в 2023 году по новому закону, смотрите в видеоответе экспертов Системы Главбух.

Смотреть видео

При расчете аванса учитывайте не только часть оклада, но и некоторые компенсации. Конечно при условии, что сотрудник имеет на них право по итогам первой половины месяца. Подробнее о том, что платить работнику в день выплаты аванса, смотрите в шпаргалке от экспертов Системы Главбух.

Скачать шпаргалку

При включении в расчет аванса по заработной плате в 2023 году надбавок учитывайте следующие правила.

Если расчет надбавок не зависит от итогов работы за месяц, учтите их величину при расчете суммы аванса за первую половину месяца. Когда расчет надбавок зависит от итогов работы за месяц, при расчете аванса их не учитывайте (письма Минтруда от 25.09.2019 № 14-2/ООГ-6492, от 10.08.2017 № 14-1/В-72,от 18.04.2017 № 11-4/ООГ-718).

Срок выплаты аванса по зарплате в 2023 году по новому закону

Срок выплаты аванса менять не обязательно. Вы можете это сделать, если хотите сдвинуть срок уплаты НДФЛ с аванса и получить дополнительное время на подготовку уведомления. С 2023 года налоговые агенты будут платить НДФЛ один раз в месяц со всех выплаченных доходов. Месяцем в целях удержания НДФЛ признается период с 23-го числа одного месяца по 22-е число следующего месяца, за исключением января и декабря.  

При этом уведомление по суммам НДФЛ, удержанным в период с 23-го числа одного месяца по 22-е число следующего месяца, нужно подать не позднее 25-го числа этого месяца. 

Если решите перенести срок выплаты аванса, нужно будет перенести и срок выплаты зарплаты, чтобы сохранить между ними промежуток в полмесяца (ч. 6 ст. 136 ТК). Порядок изменения срока выплаты аванса и зарплаты зависит от того, в каких документах вы прописали эти сроки – в трудовых договорах или в Правилах внутреннего трудового распорядка.

Какие изменения внести в документы

Организация, которая выдает своим сотрудникам зарплату реже чем каждые полмесяца, нарушает трудовое законодательство. Наказание за такие действия предусмотрено частями 1 и 2 статьи 5.27 КоАП. Штраф для организации составляет от 30 000 до 50 000 руб., для ИП или руководителя компании – от 1000 до 5000 руб.

Также есть смысл подготовить памятку для работников, расскажите в ней, из-за чего меняются сроки и сумма аванса. Разместите извещение на информационном стенде, опубликуйте новость на сайте компании, передайте каждому сотруднику памятку для ознакомления.