А был ли подотчет?

921
Деньги под отчет должны выдаваться заранее. На деле же подотчетные лица могут приобретать для родного работодателя ценности, а также оплачивать командировки за счет своих средств. В дальнейшем предприятие просто возмещает понесенные расходы. Такие взаимоотношения ошибочно отражают как расчеты с подотчетными лицами, хотя фактически они таковыми не являются. Рассмотрим, чем это чревато, а также как избежать этой ситуации

Не возмещение, а покупка

Работник за счет своих средств приобрел в интересах предприятия товары, оплатил работы или услуги. Затем оформил авансовый отчет, на основании которого предприятие возместило ему понесенные расходы. Давайте рассуждать, что за отношения возникают между предприятием и работником.

Учитывая то, что задание на приобретение ценностей организация не давала, получается, что работник приобрел материальные ценности для себя, а затем продал их организации как свое личное имущество. Следовательно, организация не возмещает работнику понесенные им расходы, а приобретает у него ценности по договору купли-продажи.

Доход от продажи имущества, принадлежащего работнику на праве собственности, увеличит его совокупный доход. Но налога на доходы физических лиц здесь не возникнет, поскольку доход будет уменьшен на сумму фактически произведенных и документально подтвержденных расходов (подп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ). По окончании года работнику придется сдавать налоговую декларацию по налогу на доходы физических лиц (п. 3 ст. 228 НК РФ).

Бухгалтеру организации нужно будет отразить сумму возмещения в налоговой карточке работника (форма № 1-НДФЛ). Доходы, выплаченные физическому лицу, от продажи любого имущества, принадлежащего ему на праве собственности, указываются в разделе 7 «Сведения о доходах, налогообложение которых осуществляется налоговыми органами». В справке о доходах физического лица (форма № 2-НДФЛ) эти суммы отражаются также в разделе 7 «Доходы от продажи имущества».

В плане НДС организации невыгодна покупка ценностей у физического лица. Она не сможет зачесть налог по приобретенным ценностям, так как продавцом товара будет выступать физическое лицо, которое НДС не платит.

А если все-таки оформить не куплю-продажу, а расчеты с подотчетными лицами?

Как правильно оформить

Помимо ошибки по налогу на доходы физических лиц неверная квалификация операции и соответственно ее неправильное оформление могут привести к непризнанию расходов для целей налогообложения прибыли. В налоговом учете расходы должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ). Одним из документов, подтверждающих расходы организации на приобретение через подотчетных лиц товаров, работ, услуг, является авансовый отчет (форма № АО-1). Авансовый отчет применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы (Указания по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» утверждены постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55). Учитывая, что денежные средства под отчет выданы не были, оформлять авансовый отчет с целью возмещения израсходованных сотрудником сумм неверно.

Заполнение строки «Перерасход» авансового отчета было бы допустимо при наличии суммы ранее выданного аванса. Даже если бы организацией был выдан какой-то номинальный аванс, скажем, 1 рубль, то в таком случае можно было бы говорить о расчетах с подотчетными лицами.

Если организация аванс не выдавала, правильнее будет приобрести у сотрудника ценности, оформив закупочный акт.

Ошибки в учете

Понесенные работником за счет собственных средств расходы в бухгалтерском учете не должны отражаться как расчеты с подотчетными лицами.

Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета установлено, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы. Поскольку аванс работнику не выдается, логичнее использовать счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» с возможным выделением на нем отдельного субсчета.

С момента принятия решения о выплате сотруднику стоимости приобретенных им ценностей, работ, услуг у организации возникает кредиторская задолженность перед работником. Она будет числиться по кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» на соответствующем субсчете до момента оплаты работнику понесенных им расходов.

Гарантии командированным

С командировочными расходами возникают дополнительные сложности. Не выдав работнику аванс на командировку, предприятие тем самым нарушает трудовое законодательство. При направлении работника в командировку ему гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ). Порядок возмещения указанных расходов установлен инструкцией о служебных командировках*. В пункте 19 инструкции закреплено, что перед отъездом командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных. В течение трех дней по возвращении из командировки он обязан представить авансовый отчет об израсходованных суммах.

Таким образом, если командированному работнику не выдали аванс, имеет место нарушение трудового законодательства. Это чревато наложением на должностных лиц штрафа в размере от 5 до 50 МРОТ (ст. 5.27 КоАП РФ).

***

Подведем итог. Чтобы избежать ненужных трений с налоговиками, предприятию нужно всего лишь вовремя выдать сотруднику аванс, хотя бы минимальный.

* - Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР».

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа финансового руководителя

    Самое выгодное предложение

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...

    Вопрос в редакцию

    Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

    Вопрос чиновнику

    Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

    Техподдержка

    Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!





    Топ-10 главных тем номера

    Как с 1 октября 2017 года оформлять счета-фактуры и вести книги по НДС

    Бухгалтерский справочник по исправлению ошибок в документах

    Как работать с онлайн-кассой после 1 июля 2017 года

    Как избежать случайных ошибок в расчете отпускных

    Как сверить налоговую нагрузку компании с безопасными показателями

    Готовые ответы на требования инспекторов по новой отчетности

    Почему блокируют клиент-банк. Реальные основания и мифы

    Как заполнять платежные поручения по взносам: новые правила

    Как компаниям платить налоги друг за друга, чтобы деньги попали в бюджет

    Бухгалтерские секреты, которые каждый день упрощают работу коллег

    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru
    Политика конфиденциальности
    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для бухгалтера.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль