А был ли подотчет?

Не возмещение, а покупка

Работник за счет своих средств приобрел в интересах предприятия товары, оплатил работы или услуги. Затем оформил авансовый отчет, на основании которого предприятие возместило ему понесенные расходы. Давайте рассуждать, что за отношения возникают между предприятием и работником.

Учитывая то, что задание на приобретение ценностей организация не давала, получается, что работник приобрел материальные ценности для себя, а затем продал их организации как свое личное имущество. Следовательно, организация не возмещает работнику понесенные им расходы, а приобретает у него ценности по договору купли-продажи.

Доход от продажи имущества, принадлежащего работнику на праве собственности, увеличит его совокупный доход. Но налога на доходы физических лиц здесь не возникнет, поскольку доход будет уменьшен на сумму фактически произведенных и документально подтвержденных расходов (подп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ). По окончании года работнику придется сдавать налоговую декларацию по налогу на доходы физических лиц (п. 3 ст. 228 НК РФ).

Бухгалтеру организации нужно будет отразить сумму возмещения в налоговой карточке работника (форма № 1-НДФЛ). Доходы, выплаченные физическому лицу, от продажи любого имущества, принадлежащего ему на праве собственности, указываются в разделе 7 «Сведения о доходах, налогообложение которых осуществляется налоговыми органами». В справке о доходах физического лица (форма № 2-НДФЛ) эти суммы отражаются также в разделе 7 «Доходы от продажи имущества».

В плане НДС организации невыгодна покупка ценностей у физического лица. Она не сможет зачесть налог по приобретенным ценностям, так как продавцом товара будет выступать физическое лицо, которое НДС не платит.

А если все-таки оформить не куплю-продажу, а расчеты с подотчетными лицами?

Помимо ошибки по налогу на доходы физических лиц неверная квалификация операции и соответственно ее неправильное оформление могут привести к непризнанию расходов для целей налогообложения прибыли. В налоговом учете расходы должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ). Одним из документов, подтверждающих расходы организации на приобретение через подотчетных лиц товаров, работ, услуг, является авансовый отчет (форма № АО-1). Авансовый отчет применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы (Указания по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» утверждены постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55). Учитывая, что денежные средства под отчет выданы не были, оформлять авансовый отчет с целью возмещения израсходованных сотрудником сумм неверно.

Заполнение строки «Перерасход» авансового отчета было бы допустимо при наличии суммы ранее выданного аванса. Даже если бы организацией был выдан какой-то номинальный аванс, скажем, 1 рубль, то в таком случае можно было бы говорить о расчетах с подотчетными лицами.

Если организация аванс не выдавала, правильнее будет приобрести у сотрудника ценности, оформив закупочный акт.

Понесенные работником за счет собственных средств расходы в бухгалтерском учете не должны отражаться как расчеты с подотчетными лицами.

Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета установлено, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы. Поскольку аванс работнику не выдается, логичнее использовать счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» с возможным выделением на нем отдельного субсчета.

С момента принятия решения о выплате сотруднику стоимости приобретенных им ценностей, работ, услуг у организации возникает кредиторская задолженность перед работником. Она будет числиться по кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» на соответствующем субсчете до момента оплаты работнику понесенных им расходов.

С командировочными расходами возникают дополнительные сложности. Не выдав работнику аванс на командировку, предприятие тем самым нарушает трудовое законодательство. При направлении работника в командировку ему гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ). Порядок возмещения указанных расходов установлен инструкцией о служебных командировках*. В пункте 19 инструкции закреплено, что перед отъездом командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных. В течение трех дней по возвращении из командировки он обязан представить авансовый отчет об израсходованных суммах.

Таким образом, если командированному работнику не выдали аванс, имеет место нарушение трудового законодательства. Это чревато наложением на должностных лиц штрафа в размере от 5 до 50 МРОТ (ст. 5.27 КоАП РФ).

***

Подведем итог. Чтобы избежать ненужных трений с налоговиками, предприятию нужно всего лишь вовремя выдать сотруднику аванс, хотя бы минимальный.

* - Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР».