Путевой лист

Что такое путевой лист, можно узнать из положений Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Путевой лист – это документ для учета и контроля работы водителя и транспортного средства. В нем фиксируется техническое состояние автомобиля, расходы топлива и километраж, маршрут поездок, количество часов работы водителя.

Кто и когда оформляет путевой лист

Путевой лист заполняет компания или ИП, которые занимаются перевозкой грузов, пассажиров, багажа или предоставлением автомобилей в аренду с экипажем. Про особенности путевых листов для ИП, читайте здесь. Начиная с 1 сентября 2023 года, путевка также должна быть оформлена самозанятыми перевозчиками такси, не являющимися ИП.

Путевые листы оформляются для каждого транспортного средства, которое перемещается по городским, пригородным и междугородным дорогам: легковой автомобиль, грузовик,  трактор,  такси, автобус спецтранспорт,  строймашина .

Кроме того, документ требуется и сотрудникам, которые используют свой собственный автомобиль в служебных целях и получают компенсацию от компании за износ автомобиля или затраты на топливо. Можно не оформлять документ только для транспорта, который не покидает территорию предприятия, например, для автопогрузчиков, работающих только на складе компании.

Оформление путевого листа производится до отправления транспортного средства на линию. Этот документ помогает определить расходы на обслуживание и использование автомобиля, такие как затраты на топливо или ремонт. Узнайте, как правильно списать топливо по путевым листам. Также документ является важным инструментом для контроля и учета операций, связанных с использованием автомобилей в коммерческих и служебных целях.

Форма и формат путевого листа

Формировать путевой лист можно как в цифровом, так и в бумажном виде. Форму, которую использует компания, необходимо закрепить в учетной политике:

• Электронные путевые листы оформляются в электронном сервисе в соответствии с форматом, утвержденным приказом ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@. Подробнее о работе с путевыми листами в электронном виде, читайте тут
• Обязательных форм бумажных путевых листов нет, но есть установленный состав сведений документа. Бланки можно разработать самостоятельно или взять унифицированные, утвержденные постановлением Госкомстата от 28.11.97 № 78. Скачать бланки путевых листов для разных видов транспорта >>

Независимо от выбранной формы документа, в нем должны быть все обязательные реквизиты из приказа Минтранса № 390 и ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Среди них:

• срок действия путевого листа;
• название компании или ФИО индивидуального предпринимателя;
• тип, марка, модель и регистрационный номер машины;
• ФИО, СНИЛС водителя, реквизиты водительского удостоверения;
• отметка о техническом контроле;
• печать медика и т. д.

Полный список реквизитов и правила оформления путевых листов смотрите здесь. Специальная памятка, которую подготовили эксперты Системы Главбух, поможет избежать опасных ошибок в документе. Скачать памятку

На какой срок оформляют путевой лист

Если нет даты, в течение которой действует путевой лист, документ не подтверждает расходы. Срок действия путевого листа зависит от длительности рейсов. Путевой лист можно оформить:

• на один день — при коротких рейсах в рамках одного дня;
• на период, превышающий один день (неделя, месяц, иной период), – если продолжительность рейса превышает один день. Узнайте, как оформить путевой лист на месяц.

Под рейсом понимают путь движения транспортного средства по маршруту регулярных перевозок от места стоянки на парковке в место назначения и обратно.

Чтобы контролировать, кому из водителей, когда и на какой срок выдали путевые листы, можно завести специальный журнал.