Какие подписи на документах перепроверить

Печать больше необязательна. Компании могут передавать все документы в инспекцию, фонды, банк и контрагентам без круглой печати. И подписи на документах стали больше привлекать внимание налоговиков. Так же, как и остальные реквизиты первичных документов. Печать негласно служила признаком, подтверждающим подлинность документа. А личный автограф легко подделать, а значит, главбуху и директору стоит обращать на него особое внимание. Мы приводим примеры подозрительных подписей. Примерами из своей практики с нами поделились коллеги.

Подписи на документах отличаются от визы в паспорте

Как налоговики проверяют реквизиты первичных документов. На проверках инспекторы буквально под микроскопом изучают реквизиты первичных документов: особенно их интересуют подписи на документах. И если это возможно, сравнивают их с визами в паспорте (см. рис. 1). При отличии двух автографов делают вывод, что документы подписал не директор, а кто-то посторонний. Значит, подлинность документа под большим вопросом. Причем инспекторы не скупятся и тратят деньги на экспертизу, чтобы вычислить подделку. Если эксперт подтвердит, что подписи на документах и в паспорте разные, то инспекторы считают сделку фиктивной, а у покупателя снимают расходы и вычеты.

Как избежать проблем, ставя и проверяя подписи на документах. Ни в одном нормативном акте нет требований к тому, чтобы подписи на документах совпадали с визой в паспорте или ином документе, удостоверяющем личность. Тем более что с возрастом почерк может меняться. В то же время, чтобы избежать претензий, у контрагента стоит запросить копию приказа с образцами подписей. А визы в первичке сверять с образцами в приказе. Как правило, инспекторы не предъявляют претензий, если эти подписи на документах идентичны. И не считают, что это ошибочные реквизиты в первичных документах.

Рис. 1. Подпись на документах директора отличается от его визы в паспорте

Разные люди поставили подписи на документах

Как налоговики проверяют реквизиты первичных документов. В компании иногда поступают документы, второй экземпляр которых поставщик оставил у себя с подписью другого сотрудника (см. рис. 2). Например, экземпляр первички покупателя подписывают менеджер и бухгалтер, а тот, что остался у контрагента, — директор и главбух. В итоге у двух сторон сделки различаются подписи на документах. Кроме того, даже один и тот же сотрудник может завизировать два документа по-разном. Например, в одном поставить полноценную подпись, а в другом — одну закорючку. Опасность в том, что из-за таких несовпадений инспекторы могут усомниться в подлинности документа. А как следствие снять расходы и вычеты.

Как избежать проблем, ставя и проверяя подписи на документах. Надо понимать, что компания не может проконтролировать, какие подписи на документах остались у контрагента. И знать об этом она тоже не будет. И при проверке претензии налоговиков могут стать для компании неприятным сюрпризом. 

Как обосновать свою позицию налоговикам, чтобы они не признали документы ошибочными? Во-первых, в законодательстве не сказано, что оба экземпляра одного документа должен визировать один и тот же сотрудник. Во-вторых, у специалистов, которые поставили подписи на документах, есть полномочия на право подписи. Это подтверждает приказ или доверенность. Копию можно попросить у поставщика. В-третьих, в каждом документе есть расшифровка визы. И если расшифровка соответствует подписи, то это не ошибочные реквизиты первичных документах. А значит, инспекторы не вправе снимать расходы и вычеты.

Рис. 2. Два экземпляра первички визируют разные сотрудники 

Контрагент ставит подписи на документах черными чернилами

Как налоговики проверяют реквизиты первичных документов. По мнению некоторых инспекторов, черные чернила означают, что на документе не оригинальный автограф, а он скопирован на ксероксе или распечатан на принтере. Подлинность документа под вопросом. А копии документов не подтверждают расходы и вычеты.

Как избежать проблем, ставя и проверяя подписи на документах. Формально в законодательных актах нет требований к цвету чернил в реквизитах первичных документов. В Положении о документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105) лишь сказано, что записи делают чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек. К цвету требований нет. В постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 также не сказано о цвете чернил на счетах-фактурах. Но если компания не готова спорить, то проще попросить поставщика заполнить первичку синей или фиолетовой ручкой.

Подписи на документах как под копирку

Как налоговики проверяют реквизиты первичных документов. Налоговики обращают внимание не только на разные визы, но и на подписи на документах, которые везде как братья-близнецы. Причина в том, что некоторые работники настолько часто расписываются, что воспроизводят свой автограф как под копирку. В то же время налоговики считают, что невозможно подписывать первичку одинаково, и в таком сходстве видят факсимиле. А документы, подписанные факсимильной подписью, не подтверждают расходы и вычеты НДС. Доказать иное удается только в суде (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 05.06.2014 № Ф05-4685/2014).

Как избежать проблем, ставя и проверяя подписи на документах. Живая подпись каждый раз немного разная, а факсимиле всегда одинаковое. Так что если компания получила несколько документов, то автографы на них надо сравнить между собой. Идентичные подписи на документах (вплоть до того, что размер совпадает на 100%) — признак того, что они поставлены механически. Кроме того, стоит изучить область вокруг подписи и с обратной стороны листа, на котором стоит автограф. При использовании факсимиле появляется рельеф штрихов от сильного давления. При живой подписи такого нет. Если главбух подозревает, что контрагент использовал факсимиле, стоит попросить заменить документ.