Прежде чем отпустить в отпуск главбуха, убедитесь, что компания готова временно остаться без него. Предупредите руководителя, что налоговики могут потребовать пояснения, а также позвать на беседу. Как подготовить компанию к отпуску главбуха, смотрите в пошаговой инструкции.
Как бухгалтеру не платить долги за компанию
На время своего отпуска главбуху стоит передать полномочия заместителю или распределить их между другими сотрудниками. Налоговики проводят камеральные проверки декларации по НДС, поэтому могут запросить у компании пояснения. Организуйте работу компании так, чтобы после отпуска не разбираться со штрафами, блокировками и т. д.
Шаг 1. Передать полномочия заместителю на время отпуска главбуха
Если у вас есть заместитель и в его должностной инструкции написано, что он исполняет ваши обязанности на время отсутствия, дополнительных бумаг издавать не надо. В противном случае директор должен издать приказ о передаче полномочий. Отразите в нем срок, на который передаете полномочия, а также запишите, что работник вправе подписывать и направлять отчетность в фонды и налоговую (см. образец ниже).
Как мошенники заманивают главбухов
Когда заместителя нет, распределите обязанности между работниками. Составьте распоряжение и памятку, кто за что отвечает. Назначьте ответственных за проверку онлайн-банка, ответов на запросы, сверку и т. д.
Заранее сообщите налоговикам, сколько будете отсутствовать. Попросите отложить запросы до конца отдыха. Для этого направьте инспекторам письмо в свободной форме. Они не обязаны ему следовать, но есть вероятность, что все-таки повременят с требованиями. Правда, от автотребований такая бумага не спасет.
Полномочиями главбухов заинтересовались на верхах
Некоторые дела можно сделать заранее. Например, сдайте СЗВ-М, если известно, что до конца месяца ничего не изменится, заплатите страховые взносы и налоги. Исключение — НДФЛ.
Образец приказа о возложении обязанностей главбуха на другое лицо
Шаг 2. Подготовить компанию к запросам
Составьте для заместителя памятку, как действовать в случае запроса: в течение шести рабочих дней отправить квитанцию о приеме, пяти рабочих дней — представить пояснения, десяти — документы (п. 5.1 ст. 23, п. 3 ст. 88, п. 3 ст. 93 НК).
Руководство может проверить квалификацию главбуха
Компания вправе направить налоговикам ходатайство о продлении сроков представления документов (п. 3 ст. 93 НК). Составьте бумагу до отпуска, но не направляйте заранее. Отразите, что компания не укладывается в сроки, так как работники не могут самостоятельно подготовить документы. Попросите отсрочку. Отправить документ надо не позднее следующего рабочего дня за получением требования (п. 3 ст. 93 НК).
Шаг 3. Подготовить директора к комиссиям на время отпуска главбуха
Пока главбух в отпуске, директора могут вызвать на комиссию. Попросить отсрочку из-за отсутствия главбуха не получится. Если вы часто заявляете НДС к возмещению, то объясните руководителю причины. Если есть малейшие подозрения, что у инспекторов возникнут сомнения по определенной операции, оставьте бумаги, подтверждающие выбор добросовестного контрагента и реальность сделки. Налоговики рекомендуют готовить такие бумаги и на новых поставщиков.